จากการประเมินช่องว่าง สู่ระบบที่ใช้ได้จริงและพร้อมรับการตรวจรับรอง
SP Solution Center ให้บริการที่ปรึกษาสำหรับโรงงานผลิตบรรจุภัณฑ์ที่ต้องการจัดทำ พัฒนา หรือยกระดับระบบตาม BRCGS Global Standard Packaging Materials Issue 7
แนวทางการทำงานไม่ได้มุ่งเพียงการจัดทำเอกสาร แต่บริหารงานในลักษณะ โครงการ ตั้งแต่การประเมินระบบ การวางแผน การพัฒนาเอกสาร การปรับปรุงหน้างาน การนำระบบไปใช้ การตรวจประเมินภายใน ไปจนถึงการเตรียมรับการตรวจจากหน่วยรับรอง
เหตุผลที่ทำงานในลักษณะโครงการ เพราะระบบบรรจุภัณฑ์ที่ใช้ได้จริงต้องผ่านหลายฝ่ายพร้อมกัน ทั้งฝ่ายผลิต งานพิมพ์ ประกันคุณภาพ ซ่อมบำรุง คลังสินค้า จัดซื้อ และทรัพยากรบุคคล หากไม่มีแผนและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น งานมักไปหยุดอยู่ที่การมีเอกสารครบ แต่การปฏิบัติงานหน้าเครื่องยังเป็นแบบเดิม
ที่ปรึกษาจึงทำงานร่วมกับเจ้าของกระบวนการของท่าน ไม่ใช่เขียนเอกสารส่งมอบแล้วจบ เป้าหมายคือเมื่อโครงการสิ้นสุด ทีมงานขององค์กรสามารถดูแล ปรับปรุง และทวนสอบระบบต่อได้ด้วยตนเอง
ตัวมาตรฐานเองระบุถึงความสำคัญของการกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมและการมี แผนโครงการที่ชัดเจน เพื่อให้กิจกรรมที่จำเป็นแล้วเสร็จก่อนการตรวจรับรอง
ศึกษาผลิตภัณฑ์ วัตถุดิบ กระบวนการ เทคโนโลยีการผลิต ลูกค้า การใช้งานบรรจุภัณฑ์ และขอบข่ายที่ต้องการรับรอง
ในขั้นนี้จะกำหนดร่วมกับผู้บริหารว่าขอบข่ายจะครอบคลุมสายการผลิตใดและผลิตภัณฑ์กลุ่มใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบหลักของโครงการ และทีมงานจากฝ่ายใดบ้างที่ต้องเข้าร่วม เพราะขอบข่ายเป็นสิ่งที่กำหนดปริมาณงานทั้งหมดของโครงการตั้งแต่ต้น
ประเมินทั้งระบบเอกสารและสภาพโรงงานตามข้อกำหนดหมวด 1–7 พร้อมระบุสิ่งที่มีอยู่ สิ่งที่ต้องปรับ และสิ่งที่ต้องจัดทำเพิ่มเติม
การประเมินจะเดินดูพื้นที่จริงควบคู่กับการอ่านเอกสาร เพราะประเด็นที่ใช้เวลาแก้ไขนานที่สุด มักเป็นเรื่องผังการไหลของงาน การแบ่งแยกพื้นที่ สภาพอาคารและเครื่องจักร ซึ่งต้องรู้ตั้งแต่ต้นโครงการจึงจะวางงบประมาณและลำดับงานได้ทัน ผลการประเมินจะสรุปเป็นรายการที่ระบุว่าแต่ละช่องว่างเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดใดและใครรับผิดชอบ
กำหนดกิจกรรม ระยะเวลา ผู้รับผิดชอบ และผลลัพธ์ของแต่ละช่วง ตั้งแต่เริ่มงานจนถึงความพร้อมรับการตรวจ
แผนจะเผื่อเวลาสำหรับสองอย่างที่มักถูกมองข้าม คือช่วงที่ต้องเดินระบบเพื่อสะสมบันทึกให้มีหลักฐานพอสำหรับการตรวจ และช่วงปิดประเด็นจากการตรวจประเมินภายใน ระยะเวลารวมของโครงการขึ้นกับขนาดขอบข่าย สภาพระบบเดิมที่พบจากการประเมินช่องว่าง และความพร้อมของทีมงานที่องค์กรจัดสรรให้
สร้างความเข้าใจด้านข้อกำหนด HARA โปรแกรมพื้นฐาน การตรวจประเมินภายใน และประเด็นเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับองค์กร
การฝึกอบรมแบ่งตามบทบาท ผู้บริหารเน้นเรื่องความมุ่งมั่น การจัดสรรทรัพยากร และการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร ทีมโครงการเน้นข้อกำหนดและการวิเคราะห์ความเสี่ยง ส่วนผู้ปฏิบัติงานเน้นวิธีทำงานและการบันทึกที่ตนเองต้องใช้จริง เพื่อให้ระบบไม่ตกอยู่กับฝ่ายประกันคุณภาพเพียงฝ่ายเดียว
มาตรฐานกำหนดให้ HARA ครอบคลุมประเด็นที่เหมาะกับบรรจุภัณฑ์ เช่น ความเสี่ยงทางจุลชีววิทยา กายภาพ เคมี การเคลื่อนย้ายสาร วัตถุดิบรีไซเคิล การใช้งานผลิตภัณฑ์ การจงใจก่ออันตราย การทุจริตวัตถุดิบ และสารก่อภูมิแพ้
ดำเนินการเฉพาะกรณีที่เกี่ยวข้องกับขอบข่ายขององค์กร หากท่านมีสินค้าที่ซื้อมาจำหน่ายภายใต้ชื่อของท่านโดยไม่ได้ผลิตเอง จะพัฒนาการอนุมัติและเฝ้าติดตามผู้ขาย การกำหนดข้อกำหนดจำเพาะ การตรวจรับ และการสอบกลับให้ครอบคลุมสินค้ากลุ่มนี้ด้วย
ทำงานร่วมกับเจ้าของกระบวนการเพื่อให้เอกสาร บันทึก วิธีปฏิบัติ และหน้างานสอดคล้องกัน
ขั้นนี้คือช่วงที่ใช้เวลามากที่สุดของโครงการ เพราะต้องลงไปดูว่าผู้ปฏิบัติงานกรอกบันทึกได้จริงหรือไม่ แบบฟอร์มใดซ้ำซ้อนจนควรยุบรวม จุดใดที่วิธีปฏิบัติเขียนไว้แล้วทำตามไม่ได้จริงและต้องแก้ที่เอกสาร เมื่อระบบเดินได้แล้วจึงเข้าสู่การตรวจประเมินภายในและการประเมินความพร้อมก่อนรับการตรวจ
การติดตามความก้าวหน้าของโครงการ
ระหว่างโครงการ SP Solution Center สามารถจัดทำ การติดตามความก้าวหน้าของโครงการ (Project Tracking) หลังการให้คำปรึกษาแต่ละครั้ง
รูปแบบการติดตามควรแสดง
หัวข้องาน → ประเด็นที่พบ → สิ่งที่ต้องดำเนินการ → ผู้รับผิดชอบ → กำหนดเสร็จ → สถานะ → หลักฐาน → ประเด็นติดตามครั้งถัดไป
ดังนั้น
แผนโครงการ (Project Plan) = ภาพรวมว่าโครงการต้องทำอะไรและเมื่อใด
การติดตามโครงการ (Project Tracking) = ปัจจุบันทำถึงไหน ใครรับผิดชอบ และอะไรยังค้าง
ช่วงท้ายของโครงการ
ดำเนินการ ตรวจประเมินภายใน → ตรวจสภาพโรงงาน → ทดสอบการสอบกลับ → ทดสอบระบบจัดการเหตุการณ์/ถอนคืนตามความเกี่ยวข้อง → ปิดประเด็นจากการตรวจ → ทบทวนโดยฝ่ายบริหาร → ประเมินความพร้อมก่อน Certification Audit
และหลังการตรวจรับรอง สามารถสนับสนุนองค์กรในการวิเคราะห์ข้อบกพร่อง การแก้ไข การวิเคราะห์สาเหตุ และการจัดทำแผนป้องกันการเกิดซ้ำ
มาตรฐานให้ความสำคัญอย่างชัดเจนกับความสัมพันธ์ระหว่าง ข้อบกพร่อง → การแก้ไข → การวิเคราะห์สาเหตุ → การป้องกันการเกิดซ้ำ
บริการที่ปรึกษา BRCGS Packaging Materials Issue 7
วางระบบอย่างเป็นโครงการ ติดตามถึงการปฏิบัติงานจริง
ตั้งแต่การประเมินช่องว่าง การจัดทำแผนโครงการ การพัฒนา HARA ระบบบริหาร มาตรฐานสถานประกอบการ การควบคุมผลิตภัณฑ์และกระบวนการ การพัฒนาบุคลากร การตรวจประเมินภายใน จนถึงการเตรียมความพร้อมก่อนรับการตรวจรับรอง
ทุกโครงการมี Project Plan และ Project Tracking เพื่อให้ผู้บริหาร ทีมงาน และที่ปรึกษาสามารถติดตามสถานะ ผู้รับผิดชอบ และประเด็นค้างได้ตลอดโครงการ
ขอบเขตของบริการนี้
SP Solution Center เป็นผู้ให้บริการที่ปรึกษาและฝึกอบรม ไม่ใช่หน่วยรับรอง การรับรองตามมาตรฐานต้องดำเนินการโดยหน่วยรับรองที่ได้รับการยอมรับ ซึ่งเป็นคนละองค์กรกับเรา ผลการตรวจจากหน่วยรับรองขึ้นอยู่กับสภาพระบบและการปฏิบัติงานจริงขององค์กรในวันตรวจ
เริ่มจากการกำหนดขอบข่ายให้ชัดว่าโรงงานของท่านผลิตบรรจุภัณฑ์ประเภทใด ใช้เทคโนโลยีการผลิตแบบใด และลูกค้านำไปใช้กับสินค้าประเภทใด เพราะขอบข่ายเป็นตัวกำหนดว่าข้อกำหนดใดเกี่ยวข้องกับท่านบ้าง จากนั้นจึงประเมินช่องว่างเทียบกับข้อกำหนดหมวด 1 ถึง 7 เพื่อให้เห็นว่าสิ่งใดมีอยู่แล้ว สิ่งใดต้องปรับ และสิ่งใดต้องจัดทำใหม่ ผลการประเมินช่องว่างจะถูกแปลงเป็นแผนโครงการที่ระบุกิจกรรม ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเสร็จของแต่ละช่วง
ระยะเวลาขึ้นอยู่กับสภาพระบบเดิม ความซับซ้อนของกระบวนการผลิต จำนวนสายการผลิตและสถานที่ ความพร้อมของทีมงานภายใน และงานปรับปรุงด้านอาคารหรือเครื่องจักรที่ต้องทำควบคู่กันไป โรงงานที่มีระบบคุณภาพอยู่แล้วและมีทีมงานประจำมักใช้เวลาน้อยกว่าโรงงานที่เริ่มจากศูนย์อย่างมีนัยสำคัญ ตัวมาตรฐานเองก็เน้นว่าโครงการควรมีแผนเวลาที่ชัดเจนเพื่อให้กิจกรรมที่จำเป็นเสร็จก่อนวันตรวจรับรอง ท่านจะได้กรอบเวลาที่ประเมินจากสภาพจริงของโรงงานหลังการประเมินช่องว่าง
เอกสารสำเร็จรูปให้เพียงโครงร่าง แต่ไม่ได้สะท้อนวัตถุดิบ กระบวนการ เครื่องจักร และความเสี่ยงเฉพาะของโรงงานของท่าน โดยเฉพาะ HARA ที่ต้องวิเคราะห์จากผลิตภัณฑ์และกระบวนการจริง ผู้ตรวจจะพิจารณาความสอดคล้องระหว่างเอกสารกับสิ่งที่เกิดขึ้นหน้างาน ไม่ใช่ความสวยงามของแฟ้ม การทำงานแบบที่ปรึกษาจึงเน้นการนำระบบไปใช้จริงร่วมกับเจ้าของกระบวนการ ให้เอกสาร บันทึก วิธีปฏิบัติ และการทำงานหน้าเครื่องตรงกัน
ที่ปรึกษาช่วยประเมินช่องว่าง วางแผนโครงการ ฝึกอบรมทีม พัฒนา HARA ระบบบริหารคุณภาพ มาตรฐานสถานประกอบการ การควบคุมผลิตภัณฑ์และกระบวนการ งานบุคลากร และเตรียมความพร้อมก่อนการตรวจ ส่วนที่โรงงานต้องทำเองคือการตัดสินใจเชิงบริหาร การจัดสรรทรัพยากร งานปรับปรุงอาคารและเครื่องจักร และการปฏิบัติงานตามระบบในแต่ละวัน SP Solution Center เป็นที่ปรึกษาและผู้ฝึกอบรม ไม่ได้เป็นหน่วยรับรอง การตรวจรับรองต้องดำเนินการโดยหน่วยรับรองที่ได้รับการยอมรับซึ่งเป็นคนละองค์กรกับเรา
ช่วยได้พอสมควร เพราะโครงสร้างการควบคุมเอกสาร บันทึก การแก้ไข การตรวจประเมินภายใน และการทบทวนโดยฝ่ายบริหารสามารถต่อยอดได้ทันทีโดยไม่ต้องสร้างระบบซ้อน สิ่งที่ต้องเพิ่มคือส่วนที่เป็นเนื้อหาเฉพาะของบรรจุภัณฑ์ ได้แก่ HARA มาตรฐานสถานประกอบการ การควบคุมสิ่งแปลกปลอม สุขลักษณะบุคลากร การควบคุมงานพิมพ์และ Artwork และการสอบกลับ แนวทางที่เหมาะสมคือรวมเข้าเป็นระบบเดียวแล้วเพิ่มข้อกำหนดส่วนที่ขาด
ช่วงท้ายของโครงการจะมีการตรวจประเมินภายใน ตรวจสภาพโรงงาน ทดสอบระบบสอบกลับ ทดสอบระบบจัดการเหตุการณ์และการถอนคืนตามความเกี่ยวข้อง ปิดประเด็นที่พบ และทบทวนโดยฝ่ายบริหาร เพื่อประเมินความพร้อมก่อนรับการตรวจ หลังการตรวจรับรอง หากมีข้อบกพร่อง องค์กรต้องดำเนินการแก้ไข วิเคราะห์สาเหตุ และวางมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำภายในกรอบเวลาที่หน่วยรับรองกำหนด จากนั้นระบบยังต้องถูกใช้งานต่อเนื่องผ่านการตรวจประเมินภายในตามแผน การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร และการปรับปรุงเมื่อกระบวนการหรือผลิตภัณฑ์เปลี่ยนแปลง
แจ้งให้เราทราบว่าโรงงานของท่านผลิตอะไร ต้องการมาตรฐานใด และปัจจุบันมีระบบอยู่ในระดับใด — เราจะประเมินขอบเขตงานและเสนอแนวทางที่เหมาะกับโรงงานของคุณ
บทความที่เราเขียนไว้สำหรับโรงงานที่กำลังชั่งใจ ทั้งเรื่องเวลา ค่าใช้จ่าย การเตรียมตรวจ และข้อบกพร่องที่พบบ่อย
