SP DCC • ระบบควบคุมเอกสารเอกสารหลายเวอร์ชันจนไม่รู้ว่าฉบับไหนต้องใช้?
เริ่มจัดระบบเอกสารกับ SP DCC
เหมือนมี DCC มืออาชีพเป็นผู้ช่วยในทีม
ทดลองใช้ 6 เดือน เดือนละ 500 บาท (ยังไม่รวม VAT) · ชำระทีละเดือน · ดูราคาและส่วนเสริม
อย่าให้การเริ่มวางระบบ กลายเป็นเรื่องใหญ่ขององค์กร
SP DCC ช่วยคุณเริ่มจัดระเบียบเอกสารตั้งแต่วันแรกทีมดูแลเอกสารได้ง่าย ครบ และตรวจสอบได้
เริ่มวันนี้ ให้เรื่องเอกสารไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
จากแฟ้ม Excel และใบลงนาม สู่ระบบเดียวที่ทุกคนเห็นตรงกัน
ทะเบียน Master List
แก้ใน Excel ทุกครั้งที่เอกสารเปลี่ยน ทะเบียนกับฉบับจริงเริ่มไม่ตรงกัน
เอกสารเข้าทะเบียนเองทันที พร้อม Rev สถานะ และวันทบทวน
ขอแก้ไขเอกสาร (DAR)
ใบ DAR เดินตามโต๊ะเพื่อรอลายเซ็น บางใบหายระหว่างทาง
ส่งทบทวนและอนุมัติในระบบ ออกเลขที่ใบ DAR ให้อัตโนมัติ
เอกสารที่หน้างาน
สำเนาฉบับเก่ายังค้างอยู่ ต้องคอยตามเก็บ
พนักงานเปิดจากมือถือ เห็นเฉพาะฉบับที่ใช้งานอยู่
การแจกจ่ายเอกสาร
ตามให้พนักงานเซ็นใบรับเอกสารทีละคน ไม่รู้ว่าใครยังไม่ได้อ่าน
ระบบแจ้งผู้เกี่ยวข้องเอง ทั้งในโปรแกรมและอีเมล เห็นทันทีว่าใครอ่าน ใครยังไม่รับทราบ
ทบทวนเอกสารตามรอบ
จดวันครบรอบใน Excel แล้วลืมทบทวน จนผู้ตรวจพบเอง
เตือนก่อนครบรอบทั้งในโปรแกรมและอีเมล บันทึกผลในคลิกเดียว มีรายงานรายปีแยกหน่วยงาน
วันตรวจประเมิน
ค้นแฟ้มหาหลักฐานการอนุมัติและประวัติการแก้ไข
เปิดประวัติทุก Rev ใบ DAR และบันทึกการดำเนินการได้จากหน้าจอเดียว
ค้นหาเนื้อหาในเอกสาร
ต้องเปิดไฟล์ทีละไฟล์ ไฟล์สแกนค้นหาคำไม่ได้
พิมพ์คำที่อยู่ในเนื้อหาก็เจอ แม้เป็นไฟล์สแกน (OCR ภาษาไทย/อังกฤษ · ส่วนเสริม)
สำเนาที่หลุดออกนอกระบบ
ใครก็พิมพ์หรือส่งต่อไฟล์ได้ ไม่รู้ว่าใครพิมพ์ไปกี่ชุด
กำหนดสิทธิ์ดาวน์โหลด/พิมพ์ ลายน้ำชื่อผู้อ่าน และบันทึกทุกครั้ง
คลิปสั้น 3 ตอน ดูการทำงานจริงบนมือถือ
อัดจากหน้าจอโปรแกรม SP DCC ด้วยข้อมูลบริษัทตัวอย่าง มีเสียงพากย์และซับไทย กดเล่นได้เลย
สร้างเอกสาร ระบบออกรหัสให้ เข้าทะเบียนทันที แล้วพิมพ์ Master List เป็น PDF
35 วินาที · มีเสียงพากย์ผู้จัดทำขอแก้ไข ผู้ทบทวนส่งต่อ ผู้อนุมัติกำหนดวันที่มีผล พร้อมใบ DAR
43 วินาที · มีเสียงพากย์เชิญผู้ใช้ กำหนดสิทธิ์ 3 ระดับ พนักงานเปิดอ่านฉบับล่าสุดและกดรับทราบจากมือถือ
35 วินาที · มีเสียงพากย์เส้นทางของเอกสารหนึ่งฉบับ
ทุกขั้นบันทึกชื่อผู้ดำเนินการและเวลาไว้อัตโนมัติ ผู้ตรวจประเมินเปิดดูหลักฐานจากหน้าจอเดียวได้
ระบบเสนอเลขที่เอกสารให้ เลือกมาตรฐาน ระยะเก็บรักษา และรอบทบทวน แนบหรืออัปโหลดไฟล์ PDF ต้นฉบับได้
ผู้ทบทวนตรวจเนื้อหาก่อน แล้วผู้ควบคุมเอกสารอนุมัติหรือส่งกลับแก้ไขพร้อมข้อความ ทุกคำขอได้เลขที่ DAR อัตโนมัติ
กำหนดวันที่มีผลได้ ระหว่างรอขึ้นสถานะ “อนุมัติแล้ว รอมีผล” ฉบับเดิมยังใช้ตามปกติ ถึงวันระบบเปลี่ยนเป็น “ใช้งานอยู่” และฉบับเดิมถูกย้ายเป็นฉบับยกเลิกพร้อมตรา OBSOLETE
พนักงานเห็นรายการ “งานรอฉันดำเนินการ” กดรับทราบตาม Rev. ระบบเตือนเมื่อถึงรอบทบทวนและเมื่อต้องตรวจเอกสารภายนอก
ภาพหน้าจอจริงจากโปรแกรม SP DCC · ข้อมูลในภาพเป็นบริษัทตัวอย่าง · แตะภาพเพื่อขยาย
หน้าแรกที่เห็นงานของตัวเองทันที และเอกสารที่พิมพ์ได้จากระบบ
3 งานหลักอยู่บนสุด ค้นหาเอกสาร · เอกสารที่ใช้งาน · งานรอฉันดำเนินการ ตามด้วยเครื่องมือและสรุปสถานะแยกสี ใบ DAR และทะเบียนเอกสารแม่บทพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ได้ทันที
ติดตามการรับทราบ ใหม่
รู้ทันทีว่าใครอ่านแล้ว ใครยังไม่อ่าน
เลิกตามเซ็นใบรับเอกสารทีละคน เมื่อเอกสารฉบับใหม่มีผลใช้ ระบบแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้เอง แล้วสรุปให้เห็นในหน้าเดียวว่าใครเปิดอ่าน ดาวน์โหลด พิมพ์ และกดรับทราบแล้วบ้าง
- เลือกผู้เกี่ยวข้องต่อเอกสารเลือกเป็นหน่วยงานหรือรายบุคคล ถ้าไม่เลือกถือว่าแจ้งทุกคน
- แจ้งให้อัตโนมัติขึ้นในงานรอดำเนินการของแต่ละคน และส่งอีเมลคนละฉบับพร้อมลิงก์เปิดเอกสาร
- เห็นสถานะรายคนกรองดูเฉพาะคนที่ยังไม่อ่าน ยังไม่รับทราบ หรือยังไม่ดาวน์โหลด ดูได้ทั้งตามเอกสารและตามบุคคล
- ส่งเตือนในคลิกเดียวส่งอีเมลเตือนเฉพาะคนที่ยังค้าง และส่งออกรายชื่อเป็น CSV เก็บเป็นหลักฐานได้
รอบทบทวนเอกสาร ใหม่
ไม่ลืมทบทวน ไม่ต้องจดวันครบรอบใน Excel
มาตรฐานและผู้ตรวจประเมินคาดหวังให้ทบทวนเอกสารเป็นระยะว่ายังเหมาะสมอยู่หรือไม่ SP DCC เตือนก่อนครบรอบ ให้บันทึกผลได้ในคลิกเดียว และสรุปเป็นรายงานรายปีพร้อมพิมพ์ให้ผู้ตรวจ
- ตั้งรอบได้ต่อเอกสารทบทวนทุก 1–60 เดือน ระบบคำนวณวันครบรอบถัดไปให้เอง
- เลือกเองว่าจะให้เตือนแบบไหนคลิกเลือกแจ้งล่วงหน้า 7 / 14 / 30 / 60 วัน ส่งอีเมลถึงเจ้าของเอกสาร ผู้ควบคุมเอกสาร หรือทั้งสอง และเตือนซ้ำเมื่อเลยกำหนด
- บันทึกผลในคลิกเดียว“ทบทวนแล้ว ไม่เปลี่ยนแปลง” พร้อมหมายเหตุ หรือขอแก้ไขเป็น Rev ใหม่ ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ (ส่วนเสริม)
- รายงานรายปีแผนรายเดือน สรุปตามหน่วยงาน ประเภท หรือผู้รับผิดชอบ ส่งออก CSV และพิมพ์ “แผนและผลการทบทวนเอกสาร” ได้
ภาพหน้าจอจริงจากโปรแกรม SP DCC · ข้อมูลในภาพเป็นบริษัทตัวอย่าง · แตะภาพเพื่อขยาย
สิ่งที่ใช้แทนแฟ้มเอกสารและใบลงนามแจกจ่าย
ทบทวนเอกสารตามรอบ ใหม่
ตั้งรอบต่อเอกสาร ระบบเตือนในโปรแกรมและทางอีเมลก่อนครบรอบ (เลือกได้ 7–60 วัน) บันทึกผลพร้อมลงนามได้ และดูรายงานรายปีแยกหน่วยงาน ดูภาพตัวอย่าง
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ใหม่
ผู้จัดทำ ผู้ทบทวน และผู้อนุมัติลงนามในระบบ ยืนยันรหัสผ่านซ้ำ ลงนามด้วยกุญแจในอุปกรณ์ของตนเอง ตรวจได้ว่าเอกสารถูกแก้หลังลงนามหรือไม่ และพิมพ์หลักฐานการลงนามได้ อ้างอิงแนวทาง ขมธอ. 23-2563 ของ ETDA
ส่วนเสริม +150 บาท/เดือน
ติดตามการรับทราบ ใหม่
เลือกผู้เกี่ยวข้องต่อเอกสาร ระบบแจ้งในโปรแกรมและทางอีเมลเมื่อเอกสารมีผลใช้ แล้วสรุปว่าใครอ่าน ดาวน์โหลด รับทราบแล้ว ใครยังค้าง กดส่งเตือนได้ทันที ดูภาพตัวอย่าง
ค้นหาข้อความในไฟล์ (OCR) ใหม่
อัปโหลด PDF หรือไฟล์สแกนแล้ว ระบบอ่านข้อความภาษาไทยและอังกฤษให้อัตโนมัติ พิมพ์คำที่อยู่ในเนื้อหาก็ค้นเจอเอกสาร ไม่ต้องเปิดไฟล์ทีละไฟล์
ส่วนเสริม +50 บาท/เดือน
แจ้งเตือนผ่าน LINE ใหม่
เชิญ LINE OA ของ SP Solution เข้ากลุ่ม LINE ของบริษัท ระบบส่งสรุปงานค้างให้ทั้งทีมทุกเช้า — รอทบทวน/อนุมัติ เลยกำหนดทบทวน ยังไม่รับทราบ CAR และข้อร้องเรียนที่เปิดอยู่ — ไม่ต้องติดตั้งแอปเพิ่ม ไม่ต้องเปิดอีเมล
ตัวชี้วัดสำหรับผู้บริหาร ใหม่
หน้าภาพรวมแสดงเวลาอนุมัติเฉลี่ย อัตรารับทราบภายใน 7 วัน การทบทวนตามรอบตรงเวลา CAR ปิดตรงกำหนด และกราฟแนวโน้ม 12 เดือนของเอกสาร CAR ข้อร้องเรียน — ใช้ประกอบการทบทวนฝ่ายบริหารได้ทันที
ควบคุมและบันทึกการดาวน์โหลด/พิมพ์ ใหม่
กำหนดได้ว่าใครดาวน์โหลดหรือพิมพ์ไฟล์ต้นฉบับได้ หน้าอ่านมีลายน้ำชื่อผู้อ่าน สำเนาที่พิมพ์มีตรา “สำเนาไม่ควบคุม” และบันทึกทุกการดาวน์โหลด/พิมพ์
ทะเบียนเอกสารหลัก
Master List แยกเอกสารภายใน เอกสารภายนอก และฉบับยกเลิก ค้นหาตามรหัส ชื่อ หน่วยงาน หรือมาตรฐาน ส่งออกเป็น CSV ได้
ประวัติการแก้ไขครบทุก Rev.
เปิดดูฉบับก่อนหน้าได้ทุกฉบับ พร้อมเหตุผลการแก้ไข ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติ
การรับทราบรายบุคคล
ใช้แทนใบลงนามรับเอกสาร ทุกคนกดรับทราบต่อ Rev ระบบบันทึกชื่อและเวลา และพิมพ์เป็นหลักฐานในใบ DAR ได้
เอกสารจากภายนอก
ทะเบียนมาตรฐาน กฎหมาย และข้อกำหนดลูกค้า บันทึกผู้ออก ฉบับ และวันที่ตรวจว่าเป็นฉบับล่าสุด
บันทึกการดำเนินการ
Audit trail ของทุกเอกสาร กำหนดสิทธิ์ 3 ระดับ: ผู้ควบคุมเอกสาร ผู้ใช้งาน และอ่านอย่างเดียว
ใบ DAR และทะเบียนแม่บท
ออกเลขที่ DAR ให้ทุกคำขอ พิมพ์ใบ DAR และทะเบียนเอกสารแม่บทเป็น PDF ได้ทันที ใช้เป็นหลักฐานให้ผู้ตรวจประเมินสอบย้อนกลับ
ทบทวนก่อนอนุมัติ และวันที่มีผล
แยกขั้นส่งทบทวนกับส่งอนุมัติ กำหนดวันที่มีผลล่วงหน้าได้ ระบบเปลี่ยนเป็นฉบับใช้งานให้เองเมื่อถึงวัน
สำรองข้อมูล
ส่งออกข้อมูลเอกสารทั้งหมดรวมฉบับเก่า (JSON) และทะเบียนเอกสาร (CSV) ได้ทุกเมื่อ เพื่อเก็บสำรองไว้ในพื้นที่ของบริษัท
ข้อกำหนดเรื่องเอกสารที่โปรแกรมช่วยรองรับ
โปรแกรมเป็นเครื่องมือช่วยจัดการ ส่วนการผ่านการตรวจประเมินยังขึ้นกับเนื้อหาเอกสารและการปฏิบัติจริงของบริษัท
| มาตรฐาน | ข้อกำหนด | ส่วนที่โปรแกรมรองรับ |
|---|---|---|
| ISO 9001:2015 | 7.5.2, 7.5.3 | การชี้บ่ง การทบทวนและอนุมัติ การแจกจ่าย การควบคุมการเปลี่ยนแปลง เอกสารภายนอก |
| IATF 16949:2016 | 7.5.3.2.1, 7.5.3.2.2 | ระยะเก็บรักษาบันทึก และทะเบียนข้อกำหนดทางวิศวกรรมของลูกค้า |
| BRCGS Food Safety Issue 9 | 3.2, 3.3 | ทะเบียนเอกสารพร้อมฉบับล่าสุด เหตุผลการเปลี่ยนแปลง การถอนฉบับเก่า การเก็บรักษาและสำรองบันทึก |
| ISO 22000:2018 / FSSC 22000 | 7.5 | การจัดทำ ปรับปรุง และควบคุมข้อมูลที่เป็นเอกสารของระบบ FSMS |
ISO/TS 16949 ถูกแทนที่ด้วย IATF 16949:2016 แล้ว · อ้างอิงเฉพาะเลขข้อ โปรดตรวจกับฉบับมาตรฐานที่บริษัทถือครอง
ตัวโปรแกรมพัฒนาตามมาตรฐาน ISO/IEC 29110
กระบวนการออกแบบและพัฒนาโปรแกรม SP DCC สอดคล้องตามมาตรฐาน ISO/IEC 29110 (Basic profile) ซึ่งเป็นมาตรฐานกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับทีมขนาดเล็ก ทุกการเปลี่ยนแปลงตรวจย้อนได้
- ทุกความสามารถมีข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร และโยงไปยังชุดทดสอบที่ใช้ตรวจ
- ทดสอบอัตโนมัติก่อนขึ้นระบบทุกครั้ง รวมการแยกข้อมูลระหว่างบริษัทและการควบคุมสิทธิ์
- ทุกการเปลี่ยนแปลงผ่านการอนุมัติก่อนขึ้นระบบ และเก็บทุกเวอร์ชันไว้ ย้อนกลับได้
เริ่มที่ Basic เดือนละ 500 บาท เลือกส่วนเสริมเฉพาะที่ใช้
ราคายังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ทุกแพ็กเกจรวมช่วงทดลองชำระเป็นรายเดือน ผ่าน QR พร้อมเพย์เข้าบัญชีบริษัทโดยตรง ออกใบกำกับภาษีในนามบริษัทได้ทุกเดือน ยกเลิกได้ แม้ยังไม่ครบช่วงทดลอง
Basic
ระยะทดลอง 6 เดือน
ผู้ใช้ไม่เกิน 10 คน
- ชำระทีละเดือน ไม่ต้องจ่ายล่วงหน้าทั้ง 6 เดือน
- ฟังก์ชันหลักครบ: ทะเบียนเอกสาร ทบทวนและอนุมัติ ใบ DAR ติดตามการรับทราบ ควบคุมและบันทึกการดาวน์โหลด/พิมพ์
- ต้องการผู้ใช้มากกว่า 10 คน เปลี่ยนเป็น Standard หรือ Pro ได้ทันทีโดยไม่ต้องรอครบ 6 เดือน
- ครบ 6 เดือนเลือกแพ็กเกจรายเดือนได้ ข้อมูลเดิมใช้ต่อได้ทันที
Starter
ผู้ใช้ไม่เกิน 10 คน
- ฟังก์ชันหลักครบเหมือน Basic
- เพิ่มส่วนเสริมได้ตามต้องการ
Standard
ผู้ใช้ไม่เกิน 30 คน
- ทุกอย่างใน Starter
- เหมาะกับบริษัทที่ใช้หลายมาตรฐานร่วมกัน
Pro
ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้
- ทุกอย่างใน Standard
- ตั้งค่าระบบและอบรมการใช้งาน 1 ครั้ง
ส่วนเสริม เลือกเพิ่มได้ทุกแพ็กเกจ
เปิดหรือปิดได้เองในโปรแกรม ใช้ได้ทันที ราคาใหม่เริ่มคิดที่รอบบิลถัดไป (ราคาต่อเดือน ยังไม่รวม VAT)
อ่านข้อความภาษาไทยและอังกฤษจากไฟล์ที่อัปโหลด ค้นหาเอกสารจากคำในเนื้อหาได้
ลงนามจัดทำ ทบทวน อนุมัติในระบบ ตรวจได้ว่าเอกสารถูกแก้หลังลงนามหรือไม่ พร้อมหลักฐานการลงนาม
ได้ทั้งการค้นหาข้อความในไฟล์และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ถูกกว่าซื้อแยก 100 บาท
ตัวอย่าง: Basic 500 + ส่วนเสริมทั้งสองอย่าง 100 = 600 บาท/เดือน
ตรวจติดตามภายใน · ข้อร้องเรียนลูกค้า · CAR
วางแผนตรวจประจำปีตามความเสี่ยง (ความสำคัญของกระบวนการ ผลงานที่ผ่านมา การเปลี่ยนแปลง) พร้อมเช็กเงื่อนไข BRCGS วันตรวจอย่างน้อย 4 ช่วงทั้งปี · checklist และรายงานการตรวจ · ข้อร้องเรียนลูกค้าพร้อมใบตอบลูกค้าแบบ 8D และสถิติ · CAR วิเคราะห์สาเหตุด้วยก้างปลา 4M+1E และ 5 Why
เพิ่มได้ทุกแพ็กเกจ มาตรการ “แก้เอกสาร” ใน CAR กดขอแก้ไขเอกสารได้ทันที และ CAR ปิดได้เมื่อฉบับใหม่มีผลใช้
สำหรับบริษัทที่ยังไม่ต้องการระบบควบคุมเอกสาร ราคาแพ็กเกจเดียวกับ SP DCC (ทดลอง 6 เดือน 500 แล้ว Starter 990 / Standard 1,990 / Pro 3,490) เพิ่มระบบควบคุมเอกสารภายหลังได้ในราคาแพ็กเกจ + 100
ตัวอย่าง: SP DCC Basic 500 + ตรวจติดตามภายใน/ข้อร้องเรียน 100 = 600 บาท/เดือน · SP CAR เดี่ยว Basic = 500 บาท/เดือน
- ชำระผ่าน QR พร้อมเพย์เข้าบัญชีบริษัท
- ออกใบกำกับภาษีในนามบริษัทได้ทุกเดือน
- ยกเลิกได้ แม้ยังไม่ครบช่วงทดลอง
- ค้างชำระ ข้อมูลเอกสารไม่ถูกลบ
เริ่มใช้งานได้ทันที ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
SP DCC เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ สมัครแล้วเริ่มสร้างทะเบียนเอกสารและเชิญเพื่อนร่วมงานได้ในวันเดียวกัน ข้อมูลของแต่ละบริษัทแยกจากกัน
ต้องการสอบถามก่อนสมัคร โทร 095-958-0873 หรือ LINE ID: pajareeyanont
- เข้าสู่ระบบ ด้วยบัญชี SP Solution Center (ยังไม่มีบัญชี สมัครได้ในขั้นตอนเดียวกัน)
- ตั้งชื่อบริษัท และยอมรับเงื่อนไขการใช้บริการ
- เริ่มใช้งานได้ทันที ชำระค่าบริการเดือนแรกผ่าน QR พร้อมเพย์ภายใน 7 วัน
ก่อนตัดสินใจ
ใช้บนมือถือที่หน้างานได้หรือไม่
ได้ หน้าจอปรับตามขนาดอุปกรณ์ ใช้บนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และมือถือได้ทุกหน้า พนักงานเปิดอ่านเอกสารและกดรับทราบจากมือถือได้
ไฟล์สแกนค้นหาข้อความได้หรือไม่
ได้ เมื่ออัปโหลด PDF หรือไฟล์สแกน/รูปภาพ ระบบอ่านข้อความภาษาไทยและอังกฤษให้อัตโนมัติ (OCR) แล้วค้นหาจากเนื้อหาในไฟล์ได้ ความแม่นยำขึ้นกับความคมชัดของไฟล์สแกน ไฟล์สแกนอ่านได้สูงสุด 25 หน้าแรกต่อไฟล์ (PDF ที่มีข้อความอยู่แล้วอ่านได้สูงสุด 200 หน้า) การอ่านทำในเบราว์เซอร์ของท่าน ไฟล์ไม่ถูกส่งไปบริการภายนอก การค้นหาข้อความในไฟล์เป็นส่วนเสริม 50 บาท/เดือน
โปรแกรมพัฒนาตามมาตรฐานอะไร
กระบวนการออกแบบและพัฒนาโปรแกรม SP DCC สอดคล้องตามมาตรฐาน ISO/IEC 29110 (Basic profile) มีแผนงาน ข้อกำหนดความต้องการ การออกแบบ ตารางโยงข้อกำหนดกับผลทดสอบ บันทึกการเปลี่ยนแปลงและการอนุมัติ และทดสอบอัตโนมัติก่อนขึ้นระบบทุกเวอร์ชัน
มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายหรือไม่
มี ขั้นตอนจัดทำ ทบทวน และอนุมัติใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ผู้ลงนามยืนยันรหัสผ่านซ้ำ พิมพ์ชื่อแสดงเจตนา แล้วลงนามด้วยกุญแจส่วนตัวที่เก็บในอุปกรณ์ของตนเอง ระบบบันทึกเวลาและลายนิ้วมือ SHA-256 ของเนื้อหาและไฟล์ จึงตรวจได้ว่าเอกสารถูกแก้หลังลงนามหรือไม่ และพิมพ์หลักฐานการลงนามประกอบใบ DAR ได้ ออกแบบตามแนวทาง ขมธอ. 23-2563 ของ ETDA โดย พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 9 กำหนดให้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ใช้แทนการลงลายมือชื่อได้เมื่อระบุตัวผู้ลงนาม แสดงเจตนา และใช้วิธีที่เชื่อถือได้ ทั้งนี้ระบบไม่ได้ใช้ใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง (CA) หากหน่วยงานหรือลูกค้ากำหนดให้ต้องใช้ใบรับรองดังกล่าว ควรตรวจสอบข้อกำหนดนั้นก่อน ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนเสริม 150 บาท/เดือน (เลือกคู่กับการค้นหาข้อความในไฟล์ รวม 100 บาท/เดือน)
ระบบช่วยเรื่องการทบทวนเอกสารตามรอบอย่างไร
ตั้งรอบทบทวนได้ต่อเอกสาร (1–60 เดือน) ระบบเตือนในโปรแกรม และส่งอีเมลล่วงหน้าตามที่บริษัทเลือก 7, 14, 30 หรือ 60 วัน ถึงเจ้าของเอกสาร ผู้ควบคุมเอกสาร หรือทั้งสอง และเตือนซ้ำเมื่อเลยกำหนดได้ เมื่อทบทวนแล้วกด “ทบทวนตามรอบแล้ว ไม่เปลี่ยนแปลง” พร้อมหมายเหตุ หรือขอแก้ไขเป็น Rev ใหม่ บริษัทที่ใช้ส่วนเสริมลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เลือกให้ลงนามตอนบันทึกผลได้ ผู้ควบคุมเอกสารดูรายงานรายปีว่าทบทวนไปกี่ฉบับ ค้างกี่ฉบับ แยกตามหน่วยงาน และพิมพ์เป็นหลักฐานได้
รู้ได้อย่างไรว่าพนักงานคนไหนยังไม่อ่านเอกสารฉบับใหม่
ดูได้ที่หน้า “ติดตามการรับทราบ” ระบบแสดงรายชื่อผู้เกี่ยวข้องของแต่ละเอกสาร พร้อมเวลาที่เปิดอ่าน ดาวน์โหลด พิมพ์ และกดรับทราบ กรองดูเฉพาะคนที่ยังไม่อ่านหรือยังไม่รับทราบได้ ผู้ควบคุมเอกสารกดส่งอีเมลเตือนคนที่ยังค้างได้ และส่งออกรายชื่อเป็น CSV เก็บเป็นหลักฐานการแจกจ่าย
ควบคุมการพิมพ์หรือดาวน์โหลดเอกสารได้อย่างไร
ผู้ควบคุมเอกสารกำหนดได้ว่าใครดาวน์โหลดหรือพิมพ์ไฟล์ต้นฉบับได้ ทุกคนยังเปิดอ่านบนจอได้พร้อมลายน้ำชื่อผู้อ่านและเวลา สำเนาที่พิมพ์มีตรา “สำเนาไม่ควบคุม” และระบบบันทึกทุกการดาวน์โหลดและพิมพ์ไว้ในประวัติเอกสาร เป็นการควบคุมและบันทึกตามข้อกำหนดเรื่องการควบคุมสำเนา ไม่ใช่การป้องกันการคัดลอกแบบเด็ดขาด (เช่น ไม่สามารถกันการถ่ายภาพหน้าจอได้)
เอกสารเดิมที่เป็น Word หรือ PDF นำเข้าได้อย่างไร
แนบไฟล์ต้นฉบับกับเอกสารแต่ละฉบับได้ รองรับ PDF และรูปภาพ (PNG, JPG, WEBP) ไม่เกิน 20 MB ต่อไฟล์ ไฟล์ Word ให้บันทึกเป็น PDF ก่อน หรือพิมพ์เนื้อหาลงในระบบโดยตรง หากต้องการให้ทีมงานช่วยนำเข้า สามารถขอใบเสนอราคาแยกได้
ใช้โปรแกรมนี้แล้วผ่านการตรวจประเมินหรือไม่
โปรแกรมช่วยให้การควบคุมเอกสารครบตามขั้นตอนและมีหลักฐานพร้อมแสดง แต่ผลการตรวจประเมินขึ้นกับเนื้อหาเอกสารและการปฏิบัติจริงของบริษัท ซึ่งหน่วยรับรองเป็นผู้ตัดสิน
หากชำระค่าบริการไม่ทันกำหนด จะเกิดอะไรขึ้น
ระบบผ่อนผันให้ 7 วันหลังวันครบกำหนด ระหว่างนี้ใช้งานได้ตามปกติ หากเกิน 7 วันแล้วยังไม่ได้รับชำระ บัญชีจะเปลี่ยนเป็นอ่านอย่างเดียว ข้อมูลเอกสารไม่ถูกลบ และกลับมาใช้งานได้เต็มรูปแบบทันทีเมื่อชำระแล้ว
ยกเลิกระหว่างช่วงทดลองได้หรือไม่
ได้ ท่านยกเลิกได้ก่อนครบ 6 เดือน โดยไม่ชำระค่าบริการเดือนถัดไป ก่อนยกเลิกสามารถส่งออกทะเบียนเอกสารและข้อมูลเอกสารทั้งหมดเก็บไว้ได้ (ไฟล์แนบดาวน์โหลดได้จากหน้าเอกสารแต่ละฉบับ)
เริ่มวางระบบเอกสารวันนี้ ให้เรื่องเอกสารไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
ทดลองใช้ SP DCC 6 เดือน เดือนละ 500 บาท (ยังไม่รวม VAT) · ยกเลิกได้แม้ยังไม่ครบช่วงทดลอง
หรือโทร 095-958-0873 · LINE ID: pajareeyanont