ตรวจระบบ เอกสาร และกระบวนการผลิตจริง เพื่อค้นหาช่องว่างก่อนการตรวจรับรอง
SP Solution Center ให้บริการตรวจประเมินภายในสำหรับโรงงานผลิตบรรจุภัณฑ์ที่ใช้หรือกำลังเตรียมระบบตาม BRCGS Packaging Materials Issue 7
การตรวจมุ่งประเมินทั้งความครบถ้วนของระบบตามข้อกำหนด ความสอดคล้องระหว่างเอกสารกับวิธีการทำงานที่เกิดขึ้นจริงในพื้นที่ผลิต ความเข้าใจของผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบแต่ละกระบวนการ และประสิทธิผลของมาตรการควบคุมที่องค์กรกำหนดไว้
ไม่ใช่เพียงตรวจว่ามี Procedure หรือ Checklist ครบหรือไม่
มาตรฐานกำหนดให้โปรแกรม Internal Audit มีการวางแผนตลอดปี ความถี่พิจารณาตามความเสี่ยงและผลการตรวจที่ผ่านมา และทุกกิจกรรมต้องได้รับการตรวจอย่างน้อยตามรอบที่มาตรฐานกำหนด ผู้ตรวจต้องได้รับการฝึกอบรม มีความสามารถ และไม่ตรวจงานของตนเอง
เริ่มจากการศึกษาประเภทบรรจุภัณฑ์ที่ผลิต วัตถุดิบ เทคโนโลยีการผลิต ลักษณะการนำไปใช้งานของลูกค้า และขอบข่ายที่องค์กรประกาศไว้ เพื่อกำหนดว่าการตรวจครั้งนี้จะครอบคลุมหน่วยงานใด กระบวนการใด และข้อกำหนดหมวดใดบ้าง
การตรวจสามารถครอบคลุมข้อกำหนดของมาตรฐานได้ทั้งฉบับหรือแบ่งตรวจเป็นรอบตลอดปี โดยให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับข้อกำหนดพื้นฐานที่สำคัญของมาตรฐาน เนื่องจากความล้มเหลวในระดับร้ายแรงของข้อกำหนดกลุ่มนี้มีผลสำคัญต่อสถานะการรับรอง
ทบทวนเอกสารสำคัญของระบบเท่าที่องค์กรจัดส่งให้ได้ล่วงหน้า เช่น ขอบข่ายและผังกระบวนการผลิต ผลการวิเคราะห์อันตรายและประเมินความเสี่ยง ผังโรงงานและการแบ่งแยกพื้นที่ ผลการตรวจประเมินภายในรอบก่อน ประเด็นจากการตรวจของหน่วยรับรองที่ยังไม่ปิด และข้อร้องเรียนจากลูกค้า
การทบทวนล่วงหน้าช่วยให้เวลาที่อยู่ในโรงงานถูกใช้ไปกับการตรวจหน้างานและการสัมภาษณ์ แทนที่จะหมดไปกับการนั่งอ่านเอกสารในห้องประชุม
กำหนดหน่วยงาน กระบวนการ ข้อกำหนดที่จะตรวจ ผู้รับผิดชอบที่ต้องเข้าร่วม ช่วงเวลาของแต่ละหัวข้อ และผู้ตรวจที่รับผิดชอบแต่ละส่วน แผนจะถูกส่งให้องค์กรทบทวนก่อน เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเตรียมตัวและเตรียมหลักฐานได้ทัน
ในการวางแผน จะพิจารณาช่วงเวลาที่กระบวนการสำคัญเดินจริงด้วย เพราะการตรวจงานพิมพ์ การเปลี่ยนรุ่นการผลิต หรือการทำความสะอาดเครื่องจักร จะประเมินได้ตรงที่สุดเมื่อได้เห็นการปฏิบัติงานจริง
เริ่มด้วยการประชุมเปิดการตรวจเพื่อยืนยันขอบข่าย วิธีการ และกำหนดการ จากนั้นทีมผู้ตรวจจะใช้การตรวจหลายรูปแบบร่วมกัน เช่น การทบทวนเอกสาร การตรวจบันทึก การสัมภาษณ์บุคลากร การสังเกตการปฏิบัติงาน การตรวจพื้นที่ การสุ่มตัวอย่าง และการติดตามเส้นทางของผลิตภัณฑ์และหลักฐาน
มาตรฐานให้ความสำคัญกับการตรวจการนำระบบไปใช้จริงในพื้นที่ผลิต และอธิบายว่าในการตรวจรับรอง ส่วนของโรงงาน การผลิต การสัมภาษณ์ และการทบทวนเอกสารร่วมกับบุคลากรหน้างานเป็นองค์ประกอบสำคัญของการตรวจ การตรวจประเมินภายในจึงควรใช้แนวทางเดียวกัน เพื่อให้องค์กรเห็นสภาพระบบตามที่ผู้ตรวจภายนอกจะเห็น
การจัดผู้ตรวจควรพิจารณาจากความรู้ในมาตรฐาน ทักษะการตรวจประเมิน ประสบการณ์ในอุตสาหกรรมบรรจุภัณฑ์ และความเข้าใจกระบวนการผลิตที่จะตรวจ ผู้ตรวจต้องได้รับการฝึกอบรม มีความสามารถ และไม่ตรวจงานที่ตนเองรับผิดชอบ
โดยเฉพาะเมื่อขอบข่ายเกี่ยวข้องกับกระบวนการเฉพาะ เช่น กระดาษลูกฟูก พลาสติก ฟิล์ม งานพิมพ์ โลหะ แก้ว หรือบรรจุภัณฑ์สัมผัสอาหาร ผู้ตรวจควรมีความรู้ที่เหมาะกับเทคโนโลยีและความเสี่ยงของกระบวนการนั้น เพราะประเด็นอย่างการเคลื่อนย้ายของสารจากหมึกหรือกาว การควบคุม Artwork และการจัดการวัตถุดิบรีไซเคิล ต้องอาศัยความเข้าใจเฉพาะทางจึงจะตรวจได้ลึกพอ
ทีมผู้ตรวจจะนำหลักฐานที่รวบรวมได้มาเทียบกับเกณฑ์การตรวจ เพื่อระบุว่าประเด็นใดสอดคล้อง ประเด็นใดไม่สอดคล้อง และประเด็นใดเป็นข้อสังเกตที่ควรเฝ้าระวังแม้ยังไม่ถือเป็นความไม่สอดคล้อง
จากนั้นนำเสนอข้อค้นพบต่อทีมงานและผู้บริหารที่เกี่ยวข้องในการประชุมปิดการตรวจ เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกันว่าหลักฐานที่พบคืออะไร และเชื่อมโยงกับข้อกำหนดใด ก่อนที่องค์กรจะเริ่มวางแผนแก้ไข
หลังการตรวจ องค์กรจะได้รับรายงานที่แสดงลำดับความเชื่อมโยงของแต่ละประเด็นอย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้รับผิดชอบสามารถนำไปวิเคราะห์สาเหตุและวางแผนแก้ไขได้ทันที โดยไม่ต้องกลับมาถามว่าผู้ตรวจหมายถึงอะไร
หากต้องการ สามารถเพิ่มบริการ ติดตามการแก้ไขและทวนสอบประสิทธิผลหลัง Internal Audit เพื่อประเมินว่าประเด็นที่พบได้รับการแก้ไขถึงระดับสาเหตุ ไม่ใช่เพียงปิดเอกสาร
ขอบเขตของบริการนี้
SP Solution Center เป็นผู้ให้บริการที่ปรึกษาและฝึกอบรม ไม่ใช่หน่วยรับรอง การรับรองตามมาตรฐานต้องดำเนินการโดยหน่วยรับรองที่ได้รับการยอมรับ ซึ่งเป็นคนละองค์กรกับเรา ผลการตรวจประเมินภายในจึงเป็นข้อมูลสำหรับการพัฒนาระบบขององค์กร ไม่ใช่การตัดสินสถานะการรับรอง
ทำได้ และมาตรฐานก็เปิดให้องค์กรใช้ผู้ตรวจของตนเอง แต่มีเงื่อนไขสำคัญคือผู้ตรวจต้องได้รับการฝึกอบรม มีความสามารถ และต้องไม่ตรวจงานที่ตนเองเป็นผู้จัดทำหรือรับผิดชอบ ในโรงงานขนาดเล็กที่หัวหน้าฝ่ายคุณภาพเป็นผู้เขียนระบบเอง เงื่อนไขนี้ทำให้หาผู้ตรวจที่เป็นอิสระได้ยาก การใช้ผู้ตรวจจากภายนอกจึงเป็นทางออกหนึ่งที่ช่วยรักษาความเป็นกลางของการตรวจ
การวางระบบเป็นงานสร้าง คือช่วยจัดทำ HARA ระบบเอกสาร มาตรฐานสถานประกอบการ และการควบคุมกระบวนการให้เกิดขึ้น ส่วนการตรวจติดตามภายในเป็นงานประเมิน คือตรวจว่าระบบที่มีอยู่ถูกนำไปใช้จริงและได้ผลหรือไม่ องค์กรที่วางระบบเสร็จแล้วจึงยังต้องมีการตรวจติดตามภายในตามโปรแกรมทุกปี และงานทั้งสองส่วนควรแยกบทบาทกันให้ชัดเพื่อรักษาความเป็นกลางของการประเมิน
การตรวจสามารถครอบคลุมข้อกำหนดตั้งแต่ความมุ่งมั่นของผู้บริหาร การวิเคราะห์อันตรายและประเมินความเสี่ยง ระบบบริหารความปลอดภัยและคุณภาพผลิตภัณฑ์ มาตรฐานสถานประกอบการ การควบคุมผลิตภัณฑ์และกระบวนการ บุคลากร รวมถึงผลิตภัณฑ์ที่ซื้อมาเพื่อจำหน่ายเมื่อเกี่ยวข้อง การตรวจไม่ได้จำกัดอยู่ที่การอ่านเอกสาร แต่ให้น้ำหนักกับพื้นที่ผลิตจริง โดยใช้การสัมภาษณ์ การสังเกตการปฏิบัติงาน การตรวจบันทึก การสุ่มตัวอย่าง และการติดตามเส้นทางของผลิตภัณฑ์และหลักฐาน
สิ่งที่ควรเตรียมคือขอบข่ายและผังกระบวนการ เอกสารระบบและบันทึกในช่วงเวลาที่จะตรวจ ผลการวิเคราะห์อันตรายและประเมินความเสี่ยง รายงานการตรวจครั้งก่อนพร้อมสถานะข้อบกพร่องเดิม และรายชื่อผู้รับผิดชอบแต่ละกระบวนการ นอกจากนี้ควรจัดตารางให้ผู้ปฏิบัติงานหน้าเครื่องพร้อมให้สัมภาษณ์ในช่วงที่มีการผลิตจริง เพราะการตรวจส่วนใหญ่เกิดขึ้นที่หน้างานมากกว่าในห้องประชุม
ควรมี เพราะความเสี่ยงของกระดาษลูกฟูก พลาสติก ฟิล์ม งานพิมพ์ โลหะ แก้ว และบรรจุภัณฑ์สัมผัสอาหารแตกต่างกันมาก ผู้ตรวจที่ไม่เข้าใจเทคโนโลยีของกระบวนการมักตรวจได้เพียงระดับเอกสาร และมองไม่เห็นประเด็นอย่างการเคลื่อนย้ายสารจากหมึกพิมพ์ การควบคุม Artwork หรือความเสี่ยงจากวัตถุดิบรีไซเคิล การจัดผู้ตรวจจึงพิจารณาจากความรู้มาตรฐาน ทักษะการตรวจ และประสบการณ์ในอุตสาหกรรมบรรจุภัณฑ์ประกอบกัน
องค์กรจะได้รับรายงานที่แสดงว่าตรวจพบอะไร หลักฐานคืออะไร เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดใด เป็นความสอดคล้องหรือความไม่สอดคล้อง ใครต้องดำเนินการ และต้องติดตามอะไรต่อ พร้อมการประชุมสรุปผลกับผู้รับผิดชอบขององค์กรเพื่อให้เข้าใจตรงกันก่อนเริ่มแก้ไข หากต้องการ สามารถเพิ่มบริการติดตามการแก้ไขและทวนสอบประสิทธิผลหลังการตรวจ เพื่อประเมินว่าประเด็นที่พบได้รับการแก้ถึงระดับสาเหตุ
แจ้งให้เราทราบว่าโรงงานของท่านผลิตอะไร ต้องการมาตรฐานใด และปัจจุบันมีระบบอยู่ในระดับใด — เราจะประเมินขอบเขตงานและเสนอแนวทางที่เหมาะกับโรงงานของคุณ
บทความที่เราเขียนไว้สำหรับโรงงานที่กำลังชั่งใจ ทั้งเรื่องเวลา ค่าใช้จ่าย การเตรียมตรวจ และข้อบกพร่องที่พบบ่อย
