เรียบเรียงโดย SP Solution Center ด้วยถ้อยคำของเราเอง จากมุมของที่ปรึกษาที่วางระบบให้โรงงานอาหาร — ไม่ใช่เอกสารของ Codex Alimentarius, FAO, WHO หรือ มกอช. และไม่ใช่คำแปลอย่างเป็นทางการ กล่องสรุปในบทความเป็นการย่อสาระด้วยถ้อยคำของเรา ส่วนตารางหลักฐานและแบบฟอร์มเป็นข้อแนะนำจากประสบการณ์ของเรา ไม่ใช่ข้อบังคับ เอกสารต้นฉบับเปิดอ่านได้จากเว็บไซต์ FAO/WHO และ มกอช.
ผู้ตรวจขอดูบันทึกการเฝ้าระวังจุดวิกฤตของล็อตที่ผลิตเมื่อสามเดือนก่อน ระบุวันที่และรหัสล็อตมาชัดเจน ผู้ดูแลคุณภาพเดินไปที่ตู้เอกสาร เปิดแฟ้มทีละเล่ม สลับไปห้องผลิตเพื่อถามหัวหน้ากะ แล้วกลับมาบอกว่าน่าจะอยู่ในกล่องที่เก็บไว้ชั้นบน เวลาผ่านไปสี่สิบนาที บันทึกยังไม่ปรากฏ
ในสถานการณ์นี้ ปัญหาไม่ใช่ว่าโรงงานไม่ได้ทำงาน งานทำครบทุกอย่าง วัดครบ บันทึกครบ ทวนสอบครบ แต่เมื่อค้นหลักฐานไม่พบภายในเวลาอันสมควร สิ่งที่ทำมาทั้งหมดก็แสดงให้ผู้ตรวจหรือลูกค้าเห็นไม่ได้ และในกรณีที่ต้องติดตามสินค้ากลับ ความช้าเพียงชั่วโมงเดียวหมายถึงจำนวนสินค้าที่ต้องเรียกคืนที่มากขึ้น
ขั้นที่ 12 จึงไม่ใช่ขั้นของงานเอกสารเพื่อความสวยงาม แต่คือการทำให้ทุกสิ่งที่ทำมาตั้งแต่ตอนที่ 1 ค้นได้ อ่านออก เชื่อถือได้ และยังอยู่ในวันที่ต้องใช้ ตอนนี้เป็นตอนสุดท้ายของ 12 ขั้นตอน 7 หลักการ
- ทะเบียนเอกสารและบันทึกของระบบ HACCP ที่รวมทุกรหัสตั้งแต่ HA-01-01 ถึง HA-14-03 ไว้ที่เดียว
- วิธีควบคุมการแก้ไขเอกสาร ระบุฉบับที่ใช้อยู่ ผู้อนุมัติ และการเก็บฉบับที่ยกเลิกออกจากหน้างาน
- ตารางระยะเวลาเก็บบันทึกที่โรงงานกำหนดเอง พร้อมเหตุผลของแต่ละระยะเวลา และวิธีทำลายเมื่อครบกำหนด
- ข้อกำหนดการบันทึกที่พนักงานทุกคนเข้าใจตรงกัน เช่น เขียนด้วยอะไร แก้ไขอย่างไร ช่องว่างเขียนว่าอะไร
เอกสารกับบันทึก ต่างกันอย่างไร
คำสองคำนี้ถูกใช้ปนกันจนทำให้การควบคุมผิดวิธี วิธีแยกที่ง่ายที่สุดคือดูว่าสิ่งนั้นบอกสิ่งที่จะทำ หรือบอกสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว
| หัวข้อ | เอกสาร (Document) | บันทึก (Record) |
|---|---|---|
| บอกอะไร | สิ่งที่ตั้งใจจะทำ เช่น แผน ขั้นตอนปฏิบัติ วิธีการ | สิ่งที่เกิดขึ้นจริงแล้ว เช่น ค่าที่วัดได้ในกะเช้าของวันนั้น |
| ตัวอย่างในซีรีส์นี้ | แผน HA-11-01 · แผนการแก้ไข HA-12-01 · แผนการทวนสอบ HA-14-01 | บันทึกการเฝ้าระวัง HA-11-02 · บันทึกค่าหลุด HA-12-02 · บันทึกการทวนสอบ HA-14-02 |
| แก้ไขได้หรือไม่ | แก้ไขได้ โดยออกเป็นฉบับใหม่และเก็บฉบับเดิมออกจากหน้างาน | แก้ไขเนื้อหาไม่ได้ หากเขียนผิดให้ขีดฆ่าเส้นเดียว เขียนค่าที่ถูกต้อง แล้วลงชื่อกำกับ |
| สิ่งที่ต้องควบคุม | ฉบับที่ใช้อยู่ ผู้อนุมัติ และการแจกจ่าย | ความครบถ้วน การอ่านออก การค้นหา และระยะเวลาเก็บ |
| ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย | หน้างานใช้ฉบับเก่าอยู่ ทั้งที่ในแฟ้มกลางมีฉบับใหม่แล้ว | ลบด้วยน้ำยาลบคำผิดจนอ่านค่าเดิมไม่ได้ หรือกรอกย้อนหลังทีเดียว |
ระบบ HACCP ควรมีเอกสารและบันทึกอะไรบ้าง
มาตรฐานไม่ได้กำหนดรูปแบบเอกสารไว้ตายตัว และไม่ได้บังคับให้ใช้แบบฟอร์มของใคร สิ่งที่ควรแสดงได้คือหลักฐานของการวิเคราะห์อันตราย การตัดสินจุดวิกฤต การกำหนดค่าจำกัดวิกฤต และหลักฐานว่าระบบทำงานอยู่จริง ซึ่งในซีรีส์นี้ท่านได้ทำสะสมมาครบแล้วตั้งแต่ตอนที่ 1
| กลุ่ม | รหัสในซีรีส์นี้ | เป็นเอกสารหรือบันทึก |
|---|---|---|
| ต้องมีการตั้งทีมและขอบข่าย | HA-01-01 ถึง HA-01-04 | เอกสาร ยกเว้นบันทึกการประชุมซึ่งเป็นบันทึก |
| ต้องมีข้อมูลผลิตภัณฑ์และกระบวนการ | HA-02-01 ถึง HA-05-03 | เอกสาร ยกเว้นบันทึกการเดินทวนสอบแผนภูมิซึ่งเป็นบันทึก |
| ต้องมีการวิเคราะห์อันตรายและการกำหนดจุดวิกฤต | HA-06-01 ถึง HA-09-03 | เอกสารที่ต้องเก็บไว้แสดงเหตุผลของการตัดสิน |
| ต้องมีค่าจำกัดวิกฤต การเฝ้าระวัง และการแก้ไข | HA-10-01 ถึง HA-12-03 | ผสมกัน โดย HA-11-02 HA-12-02 และ HA-12-03 เป็นบันทึกที่เกิดขึ้นทุกวัน |
| ต้องมีการตรวจสอบความใช้ได้และการทวนสอบ | HA-13-01 ถึง HA-14-03 | ผสมกัน โดยผลการพิสูจน์และผลการทวนสอบเป็นบันทึก |
| ต้องมีการควบคุมเอกสารเอง | HA-15-01 ถึง HA-15-03 | ทะเบียนเป็นเอกสาร ส่วนใบควบคุมการแก้ไขเป็นบันทึก |
| เมื่อระบบโตขึ้นบันทึกการอบรมและข้อร้องเรียน | กำหนดรหัสเพิ่มตามระบบของโรงงาน | บันทึก |
ระยะเวลาเก็บบันทึก โรงงานเป็นผู้กำหนดเอง
คำถามที่ถูกถามมากที่สุดในขั้นนี้คือต้องเก็บบันทึกไว้กี่ปี คำตอบที่ตรงที่สุดคือ ไม่มีตัวเลขเดียวที่ใช้ได้กับทุกโรงงาน ระยะเวลาที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสามสิ่งประกอบกัน และโรงงานต้องเป็นผู้กำหนดเอง พร้อมบันทึกเหตุผลไว้ให้อธิบายได้
- อายุการเก็บรักษาของผลิตภัณฑ์ หลักที่ใช้กันคือควรเก็บบันทึกให้ยาวกว่าอายุการเก็บรักษาของผลิตภัณฑ์ที่บันทึกนั้นเกี่ยวข้อง เพราะหากเกิดปัญหาในช่วงที่สินค้ายังอยู่ในตลาด ต้องย้อนกลับมาดูหลักฐานได้
- ข้อกำหนดของลูกค้าและของมาตรฐานที่ขอการรับรอง ลูกค้าปลายทางหรือหน่วยรับรองมักระบุระยะเวลาขั้นต่ำไว้ในสัญญาหรือในข้อกำหนด ซึ่งอาจยาวกว่าที่โรงงานตั้งใจไว้
- กฎหมายที่ใช้บังคับกับผลิตภัณฑ์และกับตลาดปลายทาง ทั้งกฎหมายในประเทศและของประเทศผู้นำเข้า ให้ตรวจสอบข้อกำหนดฉบับที่ใช้บังคับอยู่กับหน่วยงานที่กำกับดูแลโดยตรง
เมื่อพิจารณาครบสามข้อแล้ว ให้เลือกระยะเวลาที่ยาวที่สุดในบรรดาข้อกำหนดที่ใช้บังคับกับโรงงาน แล้วบันทึกลงในตาราง HA-15-03 พร้อมช่องเหตุผล เพื่อให้ตอบได้ว่าเหตุใดจึงเลือกระยะเวลานั้น การเขียนเหตุผลไว้มีน้ำหนักกว่าการเขียนตัวเลขลอย ๆ เพราะแสดงว่าโรงงานได้พิจารณาแล้ว
กฎการบันทึกที่พนักงานทุกคนต้องเข้าใจตรงกัน
บันทึกที่ใช้เป็นหลักฐานได้ต้องเชื่อถือได้ในสายตาของผู้อื่น ไม่ใช่เพียงในสายตาของผู้เขียน กฎเจ็ดข้อนี้ควรพิมพ์ติดไว้ที่จุดบันทึกและสอนในการอบรมพนักงานใหม่
- บันทึกขณะปฏิบัติงาน ไม่ใช่ตอนสิ้นกะ การกรอกย้อนหลังทำให้ค่าที่ได้เป็นการนึกเอา และผู้ตรวจสังเกตได้จากลายมือกับสีหมึกที่เหมือนกันทั้งแผ่น
- เขียนด้วยปากกา ไม่ใช้ดินสอ เพราะบันทึกที่ลบได้ไม่มีน้ำหนักเป็นหลักฐาน
- ห้ามใช้น้ำยาลบคำผิด หากเขียนผิดให้ขีดฆ่าเส้นเดียวให้ยังอ่านค่าเดิมได้ เขียนค่าที่ถูกต้องไว้ข้าง ๆ แล้วลงชื่อย่อและวันที่กำกับ
- ไม่เว้นช่องว่าง หากไม่มีข้อมูลให้เขียนว่าไม่มีการผลิต หรือไม่เกี่ยวข้อง ช่องว่างทำให้ไม่รู้ว่าลืมบันทึกหรือไม่ได้ทำ
- ลงชื่อผู้บันทึกทุกครั้ง ใช้ชื่อย่อที่มีทะเบียนตัวอย่างลายมือชื่อกำกับไว้ เพื่อให้รู้ว่าชื่อย่อนั้นคือใคร
- ห้ามกรอกล่วงหน้า การเขียนค่าที่คาดว่าจะได้ไว้ก่อนเป็นการทำให้บันทึกทั้งชุดใช้ไม่ได้
- ผู้ทวนสอบลงชื่อพร้อมวันที่จริง ตามที่วางไว้ในตอนที่ 14 วันที่ในช่องผู้ทวนสอบเป็นสิ่งที่ผู้ตรวจดูเสมอ
ถ้าโรงงานเก็บบันทึกเป็นไฟล์
บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้ และมีข้อดีเรื่องการค้นหา แต่ต้องเพิ่มการควบคุมสามเรื่องที่กระดาษไม่ต้องทำ คือต้องรู้ว่าใครเป็นผู้บันทึกและใครแก้ไขได้บ้าง ต้องมีสำเนาสำรองที่เก็บแยกจากเครื่องที่ใช้งาน และต้องแน่ใจว่ายังเปิดอ่านได้ตลอดระยะเวลาที่กำหนดให้เก็บ ไม่ใช่เก็บไว้ในโปรแกรมที่เลิกใช้ไปแล้ว
สำหรับโรงงานที่ใช้ตารางคำนวณธรรมดา ควรกำหนดผู้มีสิทธิแก้ไขไว้ให้ชัด สำรองข้อมูลตามรอบที่กำหนด และพิมพ์ออกมาลงนามในส่วนที่ต้องมีการอนุมัติ วิธีผสมแบบนี้ใช้ได้และอธิบายต่อผู้ตรวจได้
สิ่งที่มักทำผิดในขั้นนี้
- มีแบบฟอร์มสองฉบับใช้พร้อมกัน ฉบับเก่ายังอยู่ที่หน้างานเพราะถ่ายสำเนาไว้ ส่วนฉบับใหม่อยู่ในแฟ้มกลาง เป็นข้อบกพร่องที่พบง่ายเมื่อผู้ตรวจเทียบสองจุด
- ไม่มีรหัสและฉบับที่บนแบบฟอร์ม ทำให้ไม่รู้ว่าแผ่นที่ถืออยู่เป็นฉบับปัจจุบันหรือไม่
- เก็บบันทึกไว้แต่ค้นไม่ได้ เก็บรวมในกล่องตามลำดับเวลาโดยไม่แยกตามประเภทและล็อต ทำให้ใช้เวลาค้นนานเกินไปเมื่อจำเป็นต้องติดตามสินค้ากลับ
- ทำลายบันทึกก่อนครบกำหนด เพราะพื้นที่เก็บไม่พอและไม่มีตารางกำหนดไว้ให้ดู
- เก็บทุกอย่างไว้ตลอดไป ทำให้แฟ้มล้นและค้นหายากขึ้นทุกปี ซึ่งบั่นทอนความสามารถในการใช้หลักฐานพอกัน
- ไม่มีทะเบียนตัวอย่างลายมือชื่อ ทำให้ชื่อย่อในบันทึกไม่สามารถชี้ตัวผู้บันทึกได้
เอกสารที่ควรมีเมื่อจบขั้นนี้
| เอกสาร | ใครลงนาม | ผู้ตรวจมักดูอะไร |
|---|---|---|
| ต้องมีทะเบียนเอกสารและบันทึก (HA-15-01) | หัวหน้าทีม HACCP | สุ่มหยิบแบบฟอร์มจากหน้างานมาเทียบกับฉบับที่ระบุในทะเบียน |
| ต้องมีใบควบคุมการแก้ไขเอกสาร (HA-15-02) | ผู้ขอแก้ไขและผู้อนุมัติ | ฉบับที่ถูกยกเลิกถูกเก็บออกจากหน้างานหรือไม่ |
| ต้องมีตารางระยะเวลาเก็บและวิธีทำลาย (HA-15-03) | หัวหน้าทีม เสนอผู้จัดการอนุมัติ | เหตุผลของระยะเวลาที่กำหนด และมีบันทึกใดถูกทำลายก่อนกำหนดหรือไม่ |
| ต้องมีทะเบียนตัวอย่างลายมือชื่อและชื่อย่อ | ผู้บันทึกทุกคน | ชื่อย่อในบันทึกตรงกับทะเบียนหรือไม่ |
| เมื่อระบบโตขึ้นขั้นตอนปฏิบัติเรื่องการควบคุมเอกสาร | หัวหน้าทีม HACCP | วิธีแจกจ่ายและวิธีเรียกคืนฉบับเก่า |
แบบฟอร์มที่ตอนนี้ต้องส่งมอบ
งานของขั้นตอนนี้ส่งมอบเป็นแบบฟอร์ม 3 ฉบับ ตามตารางด้านล่าง ใช้เป็นรายการตรวจว่าโรงงานของท่านมีหลักฐานครบแล้วหรือยัง
| รหัส | แบบฟอร์ม | ใช้เป็นหลักฐานเรื่อง |
|---|---|---|
| HA-15-01 | ทะเบียนเอกสารและบันทึกของระบบ HACCP | รู้ว่าเอกสารใดใช้ฉบับใดอยู่ และเก็บไว้ที่ใด |
| HA-15-02 | ใบควบคุมการแก้ไขเอกสาร | การแก้ไขทุกครั้งมีเหตุผล มีผู้อนุมัติ และเก็บฉบับเก่าคืน |
| HA-15-03 | ตารางระยะเวลาเก็บบันทึกและวิธีทำลาย | โรงงานกำหนดระยะเวลาเก็บเองพร้อมเหตุผลที่อธิบายได้ |
ครอบคลุมตั้งแต่แผนภูมิกระบวนการจนถึงการทบทวนแผน ใช้เวลา 3 นาที ดูว่าควรเริ่มแก้จากขั้นไหน
ดาวน์โหลด PDF → ต้องการแบบฟอร์ม Word ครบทั้ง 57 ฉบับ · ชุดแบบฟอร์ม HACCP ฉบับเต็ม 1,290 บาทแบบฟอร์มชุดนี้เป็นฉบับร่างเพื่อการทบทวน เรียบเรียงขึ้นด้วยถ้อยคำของเราเอง ไม่ใช่เอกสารของ Codex หรือ มกอช. และไม่ใช่แบบฟอร์มบังคับ มาตรฐานไม่ได้กำหนดรูปแบบบันทึกไว้ตายตัว แบบฟอร์มนี้จึงเป็นแนวทางหนึ่งเท่านั้น ให้ปรับให้ตรงกับผลิตภัณฑ์และกระบวนการจริง และให้ผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนประกาศใช้ · ห้ามนำไปจำหน่ายต่อ
รายการนี้เป็นข้อแนะนำจากประสบการณ์ที่ปรึกษาของเรา ไม่ใช่เช็กลิสต์ของ Codex, มกอช. หรือของหน่วยรับรองใด และไม่ใช่การรับประกันผลการตรวจ ใช้เป็นจุดตั้งต้นทบทวนงานของตนเอง
- ทะเบียน HA-15-01 ครบทุกรหัสที่โรงงานใช้จริง และช่องฉบับที่ตรงกับแบบฟอร์มที่วางอยู่หน้างาน
- ทุกแบบฟอร์มที่ใช้อยู่มีรหัส ฉบับที่ และวันที่ประกาศใช้ปรากฏบนตัวแบบฟอร์ม
- ตาราง HA-15-03 มีระยะเวลาเก็บครบทุกประเภทบันทึก และทุกแถวมีเหตุผลกำกับ ไม่ใช่ตัวเลขลอย ๆ
- พนักงานที่บันทึกทุกคนรู้กฎการบันทึก โดยเฉพาะการขีดฆ่าแก้ไขและการไม่เว้นช่องว่าง
- ทดสอบค้นบันทึกของล็อตที่ผลิตเมื่อสามเดือนก่อนแล้ว และค้นได้ครบภายในเวลาที่โรงงานยอมรับได้
ซีรีส์นี้ตั้งใจให้โรงงานทำแผน HACCP ได้ด้วยตนเอง บทความทุกตอนเปิดให้อ่านได้ฟรี พร้อมรายการแบบฟอร์มที่แต่ละขั้นต้องมี หากต้องการให้ทีมที่ปรึกษาลงหน้างาน ทบทวนแผนที่ทำไว้แล้ว หรืออบรมทีมให้เข้าใจหลักการในภาษาเดียวกัน เราพร้อมช่วย
- สารบัญซีรีส์ HACCP ทั้ง 20 ตอนครบทั้ง 12 ขั้นตอน 7 หลักการ พร้อมรายการแบบฟอร์มทุกตอน
- ซีรีส์ GHPs revised 2022 ทั้ง 35 ตอนทำ GHPs ให้แน่นก่อน แล้ว HACCP จะทำงานได้
- ที่ปรึกษาวางระบบ GHPs และ HACCPลงหน้างาน วางเอกสารกับกระบวนการจริง
- อบรม HACCP 2 วันลงมือทำแผนจริงในห้องอบรม
- สอบถามหรือขอใบเสนอราคาแจ้งประเภทผลิตภัณฑ์และขนาดโรงงาน เราจะประเมินขอบเขตงานให้
บทความนี้เรียบเรียงขึ้นเพื่ออธิบายขั้นที่ 12 · หลักการที่ 7ของระบบ HACCP ด้วยถ้อยคำของเราเอง โดยอ้างอิงสาระจาก Codex General Principles of Food Hygiene CXC 1-1969 ฉบับปรับปรุง ค.ศ. 2022 บทที่สอง และมาตรฐานสินค้าเกษตร มกษ. 9024-2564 เรื่องหลักการทั่วไปด้านสุขลักษณะอาหาร ไม่ใช่คำแปลอย่างเป็นทางการ และไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ตารางหลักฐาน ขั้นตอนลงมือทำ เช็กลิสต์ และแบบฟอร์มในบทความมาจากประสบการณ์ที่ปรึกษาของเรา ไม่ใช่ข้อกำหนดของมาตรฐาน ข้อกำหนดของกฎหมายไทย ของมาตรฐานที่ขอการรับรอง และของลูกค้า อาจเข้มกว่าที่มาตรฐานกลางกำหนด การปฏิบัติจริงให้ยึดเอกสารต้นฉบับ กฎหมายที่ใช้บังคับ และข้อกำหนดของหน่วยรับรองเป็นหลัก · อ้างอิงต้นฉบับ: Codex Alimentarius — General Principles of Food Hygiene CXC 1-1969 (Rev. 2022) บทที่สอง ระบบ HACCP หน้าค้นหาข้อความ Codex ของ FAO/WHO · สำนักงานมาตรฐานสินค้าเกษตรและอาหารแห่งชาติ (มกอช.)
บทความนี้เขียนขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เขียนเอง เพื่ออธิบายแนวคิดและโครงสร้างของข้อกำหนด ไม่ใช่คำแปลหรือสำเนาของมาตรฐาน การนำไปใช้จริงต้องอ้างอิงมาตรฐานฉบับจริงและกฎหมายที่บังคับใช้เป็นหลัก