เรียบเรียงโดย SP Solution Center ด้วยถ้อยคำของเราเอง จากมุมของที่ปรึกษาที่วางระบบให้โรงงานอาหาร — ไม่ใช่เอกสารของ BRCGS ไม่ใช่สำเนาหรือคำแปลของมาตรฐาน รายการหลักฐานเป็นข้อแนะนำจากประสบการณ์ของเรา ไม่ใช่เช็กลิสต์การตรวจของหน่วยรับรอง
หัวข้อ 3.4 เป็นหนึ่งในข้อกำหนดพื้นฐาน (fundamental requirement) และเป็นหัวข้อที่โรงงานส่วนใหญ่มีเอกสารครบ แต่กลับเป็นหัวข้อที่ถูกออกข้อบกพร่อง (non-conformity) บ่อยที่สุดหัวข้อหนึ่ง
สาเหตุไม่ใช่เพราะไม่ได้ตรวจ แต่เพราะตรวจแบบติ๊กช่อง ตรวจรวบวันเดียวทั้งปี หรือให้คนที่ทำงานนั้นเองเป็นผู้ตรวจงานของตน
อีกจุดที่พลาดซ้ำ ๆ คือการนำการตรวจสภาพโรงงานตามข้อ 3.4.4 ไปนับรวมเป็นการตรวจระบบ ทั้งที่มาตรฐานกำหนดให้เป็นคนละโปรแกรมกัน
1. เจตนารมณ์ของหัวข้อนี้
บริษัทต้องแสดงให้เห็นได้ว่ามีการทวนสอบ (verification) ว่าแผนความปลอดภัยอาหารถูกนำไปใช้อย่างได้ผลจริง รวมถึงทวนสอบการนำข้อกำหนดของมาตรฐานและระบบบริหารความปลอดภัยอาหารและคุณภาพของสถานที่ผลิตไปปฏิบัติ
การตรวจติดตามภายใน (internal audit) หมายถึงการตรวจที่ดำเนินการโดยบริษัทเองหรือโดยผู้ที่ทำในนามของบริษัท ต่างจากการตรวจโดยบุคคลที่สองซึ่งผู้ตรวจมีผลประโยชน์ทางการค้าเกี่ยวข้อง เช่น การตรวจโดยลูกค้า และต่างจากการตรวจโดยบุคคลที่สามซึ่งดำเนินการโดยองค์กรอิสระ เช่น หน่วยรับรอง (certification body)
เหตุผลที่หัวข้อนี้ถูกกำกับเป็นข้อกำหนดพื้นฐาน คือการตรวจติดตามภายในเป็นเครื่องมือประเมินตนเองที่ทรงพลังที่สุด ที่สถานที่ผลิตมีอยู่ในมือ เป็นปัจจัยหลักที่ทำให้ระบบยังสอดคล้องกับมาตรฐานอย่างต่อเนื่อง ผู้บริหารจึงต้องมองว่าเป็นเรื่องสำคัญต่อการดำเนินงาน ไม่ใช่ภาระเอกสารประจำปี
ท่าทีของสถานที่ผลิตต่อโปรแกรมการตรวจติดตามภายใน เป็นสิ่งที่สะท้อนวัฒนธรรมความปลอดภัยอาหาร (food safety culture) และคุณภาพได้ชัดที่สุดอย่างหนึ่ง สถานที่ผลิตที่วัฒนธรรมยังอ่อนมักมีอาการสามอย่าง คือลดจำนวนการตรวจลงเหลือเท่าที่ข้อกำหนดบังคับ แทนที่จะใช้ระดับที่การประเมินความเสี่ยง (risk assessment) บ่งชี้ รายงานข้อบกพร่องและเหตุเกือบพลาดน้อยกว่าที่มีอยู่จริง และไม่ตามผลการแก้ไข การวิเคราะห์สาเหตุ และการดำเนินการป้องกัน
2. ข้อย่อยทั้งหมดในหัวข้อนี้
ตารางนี้สรุปว่าแต่ละข้อย่อยเกี่ยวกับใคร และผู้ตรวจจะตรวจข้อนั้นที่เอกสารหรือที่หน้างาน ตามรหัสสีที่มาตรฐานกำกับไว้
| ข้อ | เรื่อง | ตรวจที่ | เกี่ยวกับใคร |
|---|---|---|---|
| 3.4.1 | โปรแกรมการตรวจติดตามภายในตามกำหนดการ | เอกสาร | ฝ่ายประกันคุณภาพ ร่วมกับทีมความปลอดภัยอาหารและหัวหน้าฝ่ายที่ถูกตรวจ |
| 3.4.2 | ความสามารถและความเป็นอิสระของผู้ตรวจ | เอกสาร | ฝ่ายประกันคุณภาพ ร่วมกับทรัพยากรบุคคล และผู้ที่ถูกแต่งตั้งเป็นผู้ตรวจภายใน |
| 3.4.3 | การดำเนินโปรแกรมจริง รายงานผล และการติดตามการแก้ไข | เอกสาร | ฝ่ายประกันคุณภาพ ผู้ตรวจภายใน และเจ้าของกิจกรรมที่ถูกตรวจ |
| 3.4.4 | โปรแกรมการตรวจสภาพโรงงานและเครื่องจักรที่แยกต่างหาก | เอกสาร | ฝ่ายประกันคุณภาพ ร่วมกับฝ่ายผลิต ซ่อมบำรุง และสุขาภิบาล |
รหัสสีอ่านจากมาตรฐานฉบับที่โรงงานถืออยู่ คอลัมน์เกี่ยวกับใครเป็นข้อแนะนำจากประสบการณ์ของเรา ไม่ใช่การกำหนดของ BRCGS
3. ไล่ทีละข้อ — คืออะไร เกี่ยวกับใคร และต้องเตรียมหลักฐานอะไร
3.4.1โปรแกรมการตรวจติดตามภายในตามกำหนดการ
ต้องมีโปรแกรมการตรวจติดตามภายในที่กำหนดกำหนดการไว้ล่วงหน้า อย่างน้อยต้องมีวันตรวจที่แตกต่างกันสี่วันกระจายตลอดทั้งปี ความถี่ของการตรวจแต่ละกิจกรรมต้องกำหนดตามความเสี่ยงของกิจกรรมนั้นและผลการตรวจครั้งก่อน ทุกกิจกรรมที่เป็นส่วนหนึ่งของระบบความปลอดภัยอาหารและคุณภาพ ทั้งด้านความปลอดภัย ความเป็นของแท้ (authenticity) ความถูกต้องตามกฎหมาย และคุณภาพ ต้องถูกตรวจอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง ขอบเขตของโปรแกรมต้องครอบคลุมอย่างน้อยแผน HACCP หรือแผนความปลอดภัยอาหารรวมถึงกิจกรรมที่ใช้ดำเนินการตามแผน โปรแกรมสุขลักษณะพื้นฐาน (prerequisite programme, PRP) แผนป้องกันการก่อวินาศกรรมและแผนป้องกันการปลอมปน (adulteration) อาหาร และระเบียบปฏิบัติที่จัดทำขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน โดยการตรวจแต่ละครั้งต้องมีขอบเขตที่กำหนดไว้ชัดเจนและพิจารณากิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งเป็นการเฉพาะ
จุดที่ต้องระวังคือคำว่าวันตรวจสี่วันกระจายตลอดปีเป็นเพียงขั้นต่ำ ไม่ใช่เป้าหมาย จำนวนที่ถูกต้องคือจำนวนที่การประเมินความเสี่ยงของท่านบ่งชี้ โรงงานที่มีจุดวิกฤตหลายจุดหรือเคยมีปัญหาซ้ำ มักต้องมีวันตรวจมากกว่าสี่วัน
- มาตรฐานไม่ได้กำหนดว่าการตรวจติดตามภายในทั้งโปรแกรมต้องเสร็จก่อนวันตรวจ BRCGS แต่กำหนดว่าต้องมีกำหนดการที่วางไว้ล่วงหน้า วันตรวจกระจายทั้งปี และสถานที่ผลิตต้องตรวจจริงตามกำหนดการนั้น
- หากการตรวจ BRCGS เกิดขึ้นต้นปีและกำหนดการของปีปัจจุบันยังทำไปได้น้อย ผู้ตรวจอาจย้อนไปทบทวนผลการตรวจติดตามภายในของปีก่อนแทน
- การตรวจทั้งหมดไม่ควรทำในวันเดียว และการตรวจแต่ละครั้งไม่ควรพยายามครอบคลุมทุกเรื่องของระบบหรือของมาตรฐานพร้อมกัน การเทียบกับข้อกำหนดทั้งเล่มปีละครั้งมีประโยชน์ในฐานะการวิเคราะห์ช่องว่างก่อนการตรวจ แต่ไม่พอที่จะถือเป็นโปรแกรมการตรวจติดตามภายใน เพราะไม่ให้ความลึกและความเชื่อมั่นในระดับที่ต้องการ
- การจัดทำกำหนดการควรเริ่มจากการประเมินความเสี่ยง เพื่อระบุพื้นที่หรือกิจกรรมที่ต้องถูกตรวจ ความถี่ที่แต่ละส่วนต้องถูกตรวจตามความเสี่ยงที่มีอยู่ในกิจกรรมนั้น และช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดของการตรวจแต่ละครั้ง
- ตัวอย่างที่มาตรฐานยกไว้คือการตรวจจุดวิกฤตที่ต้องควบคุมมีแนวโน้มต้องถี่กว่ากิจกรรมที่วิกฤตน้อยกว่า และความถี่ยังอาจถูกกำหนดโดยปัญหาที่รู้อยู่แล้วภายในบริษัทหรือโดยข้อกำหนดของลูกค้า จนบางกิจกรรมต้องตรวจหลายครั้งต่อปี
- ไม่ได้กำหนดว่าต้องตรวจทุกไตรมาส หากการประเมินความเสี่ยงชี้ว่าความถี่แบบอื่นเหมาะสมกว่าก็ทำได้ ตัวอย่างที่ชัดคือการผลิตตามฤดูกาล ซึ่งไม่ถูกคาดหวังให้ตรวจในช่วงที่โรงงานปิด
- สำหรับการผลิตตามฤดูกาล ต้องมีระบบจัดการกระบวนการเริ่มต้นฤดูกาล และการตรวจติดตามภายในควรเริ่มก่อนเปิดฤดูกาล เช่น ตรวจว่าแผน HACCP เป็นปัจจุบันและเหมาะกับการผลิตที่กำลังจะเริ่ม สุขลักษณะและสภาพอาคารเรียบร้อย และพนักงานได้รับการอบรมแล้ว ส่วนที่เหลือกระจายไปตลอดฤดูกาล
- แม้โรงงานเปิดตลอดปี ฤดูกาลก็ยังมีผลต่อการวางวันตรวจได้ เช่น กิจกรรมที่ทำเฉพาะบางช่วง หรือช่วงที่ปริมาณการผลิตสูงจนกดดันระบบความปลอดภัยผลิตภัณฑ์มากกว่าปกติ
- กรณีบริษัทหลายสถานที่ผลิตที่มีการตรวจด้านความปลอดภัยอาหารระดับองค์กรประจำปี สามารถนับการตรวจนั้นรวมเข้าในกำหนดการได้ แต่ยังต้องมีการตรวจภายในเพิ่มเติมที่เจาะเฉพาะบางส่วนของระบบและความสอดคล้องกับมาตรฐาน กระจายตลอดปีที่เหลือ
- วิธีที่ใช้กันทั่วไปคือนำระเบียบปฏิบัติและวิธีปฏิบัติงานมาเทียบกับการทำงานจริงและกับบันทึก การทำแบบติ๊กช่องไม่เพียงพอ เพราะไม่ให้ความเข้มงวดและความลึกที่โปรแกรมที่ได้ผลต้องมี
- การใช้ที่ปรึกษาภายนอกมาทำหน้าที่ผู้ตรวจภายในทำได้ โดยเฉพาะสถานที่ผลิตขนาดเล็ก แต่กำหนดการต้องยังกระจายตลอดปี ไม่ใช่ยกมาทำรวดเดียวเป็นก้อนเดียว
- มาตรฐานไม่ได้บังคับเทคนิคการตรวจ สถานที่ผลิตเลือกเทคนิคที่เหมาะกับกิจกรรมได้ บางเรื่องตรวจจากระยะไกลได้ ขณะที่บางเรื่องต้องใช้การตรวจที่หน้างานจริง แต่ไม่ว่าเลือกแบบใดก็ยังต้องพิสูจน์ได้ว่าโปรแกรมได้ผลจริง
- กำหนดการตรวจติดตามภายในของปีปัจจุบัน ที่แสดงวันตรวจอย่างน้อยสี่วันกระจายตลอดปี พร้อมขอบเขตของแต่ละครั้ง
- บันทึกการประเมินความเสี่ยงที่ใช้กำหนดความถี่ของแต่ละกิจกรรม พร้อมเหตุผลที่ทำให้บางกิจกรรมถี่กว่ากิจกรรมอื่น
- ตารางเทียบให้เห็นว่าทุกกิจกรรมในระบบถูกตรวจครบอย่างน้อยปีละครั้ง รวมถึงแผน HACCP โปรแกรมสุขลักษณะพื้นฐาน แผนป้องกันการก่อวินาศกรรม และแผนป้องกันการปลอมปนอาหาร
- รายงานการตรวจย้อนหลังสิบสองเดือนที่แสดงว่าตรวจจริงตามวันที่กำหนดไว้ ไม่ใช่ทำรวบในช่วงใกล้วันตรวจ
- บันทึกการทบทวนและปรับกำหนดการเมื่อความเสี่ยงเปลี่ยน เช่น เพิ่มสายการผลิตหรือพบปัญหาซ้ำในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง
3.4.2ความสามารถและความเป็นอิสระของผู้ตรวจ
การตรวจติดตามภายในต้องดำเนินการโดยผู้ตรวจที่ผ่านการฝึกอบรมอย่างเหมาะสมและมีความสามารถ และผู้ตรวจต้องมีความเป็นอิสระ กล่าวคือต้องไม่ตรวจงานของตนเอง
ความเป็นอิสระเป็นประเด็นที่โรงงานขนาดเล็กกังวลมากที่สุด แต่ทางออกไม่ใช่การยอมให้คนตรวจงานตัวเอง หากภายในไม่มีคนที่เป็นอิสระพอ ยังเลือกใช้ผู้ตรวจข้ามฝ่าย ผู้ตรวจจากสถานที่ผลิตอื่นในกลุ่มบริษัท หรือผู้เชี่ยวชาญภายนอกได้
- การตรวจที่ดีคือการประเมินกิจกรรมหรือระบบอย่างละเอียดบนพื้นฐานของหลักฐาน โดยผู้ตรวจที่เป็นอิสระ และท้ายที่สุดต้องส่งผลต่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของสถานที่ผลิต
- การตรวจเป็นทักษะที่ต้องฝึก การอบรมจึงควรครอบคลุมสามด้าน คือทักษะการตรวจว่าจะตรวจอย่างไรให้ได้ผล ความรู้ทางเทคนิคของกิจกรรมที่จะตรวจ เช่น HACCP หรือความรู้เฉพาะผลิตภัณฑ์ ซึ่งอาจได้จากประสบการณ์ทำงานในสาขานั้นหรือจากการอบรมเฉพาะทาง และทักษะเชิงพฤติกรรมที่ใช้ระหว่างการตรวจ
- ผู้ตรวจภายในต้องแสดงผ่านบันทึกการฝึกอบรมตามข้อ 7.1.6 ได้ว่าได้รับการอบรมอย่างเป็นทางการเรื่องการตรวจติดตามภายใน ไม่ว่าจะโดยหลักสูตรภายนอกหรือการอบรมภายในบริษัท
- เนื้อหาการอบรมควรครอบคลุมการวางแผนและการจัดกำหนดการตรวจ การจัดทำรายงานตามรูปแบบที่บริษัทตกลงกัน การใช้เทคนิคการตรวจอย่างถูกต้อง เช่น การตรวจเอกสาร การตรวจกระบวนการ การไล่ตามร่องรอย และการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน รวมถึงการติดตามผลการตรวจ
- ระยะเวลาและความลึกของการอบรมต้องเพียงพอที่จะทำให้ผู้ตรวจตรวจได้อย่างหนักแน่นและสม่ำเสมอ
- ผู้ตรวจภายในต้องเป็นอิสระจากกระบวนการที่ตรวจ เพื่อไม่ให้เกิดผลประโยชน์ทับซ้อน และเพื่อให้สิ่งที่ต้องแก้ไขหรือปรับปรุงถูกระบุโดยผู้ที่ไม่มีอคติจากการทำงานในพื้นที่นั้น
- ผู้ตรวจภายในต้องไม่ตรวจงานของตนเองหรือโปรแกรมที่ตนรับผิดชอบโดยตรง และมาตรฐานยกตัวอย่างชัดว่าการให้พนักงานกะหนึ่งไปตรวจงานเดียวกันของอีกกะหนึ่งไม่ถือว่าเป็นอิสระ เพราะยังเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานนั้น
- ในระหว่างการตรวจ BRCGS ผู้ตรวจอาจพูดคุยกับผู้ตรวจภายในเพื่อประเมินระดับความสามารถ จึงต้องแน่ใจว่าผู้ตรวจภายในอธิบายวิธีตรวจของตนเองได้จริง
- แนวปฏิบัติที่ดีคือการปรับมาตรฐานความเข้าใจของทีมผู้ตรวจภายในให้ตรงกัน เช่น ทำก่อนเริ่มกำหนดการตรวจของปีใหม่ เพื่อให้แนวทางการตรวจทั้งบริษัทสอดคล้องกัน
- ใช้ผู้ตรวจจากภายนอกได้เมื่อทรัพยากรภายในไม่พอ โดยยังต้องทำตามข้อ 3.4.1 เรื่องการกระจายวันตรวจตลอดปี และให้ดูข้อกำหนดเรื่องการบริหารที่ปรึกษาด้านความปลอดภัยอาหารประกอบด้วย
- รายชื่อผู้ตรวจภายในที่ได้รับการแต่งตั้ง พร้อมขอบเขตที่แต่ละคนได้รับมอบหมาย
- บันทึกการฝึกอบรมผู้ตรวจภายในแต่ละคน ที่ระบุหลักสูตร วันที่ ผู้สอน และเนื้อหาที่ครอบคลุมทั้งทักษะการตรวจและความรู้ทางเทคนิค
- หลักฐานการประเมินความสามารถของผู้ตรวจ เช่น การตรวจร่วมกับผู้ตรวจอาวุโส หรือการทบทวนคุณภาพรายงานที่ทำ
- ตารางแสดงความเป็นอิสระ ที่เทียบให้เห็นว่าผู้ตรวจแต่ละคนไม่ได้ตรวจงานหรือโปรแกรมที่ตนรับผิดชอบ
- ขอบเขตงานและหลักฐานคุณสมบัติของผู้ตรวจภายนอก หากใช้บุคคลภายนอกมาทำหน้าที่นี้
3.4.3การดำเนินโปรแกรมจริง รายงานผล และการติดตามการแก้ไข
โปรแกรมการตรวจติดตามภายในต้องถูกนำไปปฏิบัติอย่างครบถ้วน รายงานการตรวจต้องระบุทั้งสิ่งที่เป็นไปตามข้อกำหนดและสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด พร้อมหลักฐานเชิงภาวะวิสัยของสิ่งที่พบ ผลการตรวจต้องรายงานให้ผู้ที่รับผิดชอบกิจกรรมที่ถูกตรวจทราบ ต้องตกลงการแก้ไข การดำเนินการป้องกัน และกรอบเวลาที่จะดำเนินการ พร้อมทวนสอบว่าดำเนินการเสร็จจริง ข้อบกพร่องทุกรายการต้องจัดการตามข้อกำหนดเรื่องการควบคุมสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และต้องนำสรุปผลเข้าทบทวนในการประชุมทบทวนโดยฝ่ายบริหาร (management review)
ข้อบกพร่องที่ออกกับข้อ 3.4.3 คือข้อบกพร่องที่เกิดกับตัวโปรแกรมเอง เช่น ไม่ได้ตรวจตามกำหนดการที่วางไว้ หรือการแก้ไขและการดำเนินการป้องกันไม่เสร็จภายในกรอบเวลาที่ตกลงกัน ไม่ใช่ข้อบกพร่องที่ผู้ตรวจภายในไปพบมา
- การตรวจแต่ละครั้งต้องดูกระบวนการหรือกิจกรรมอย่างละเอียด โดยทั่วไปประกอบด้วยการสังเกตว่างานถูกทำอย่างไร การถามพนักงานที่เกี่ยวข้องว่าทำอย่างไรและทำไมจึงทำแบบนั้น และการทบทวนระเบียบปฏิบัติกับบันทึกเพื่อยืนยันว่างานถูกทำและถูกบันทึกอย่างถูกต้อง
- รายงานต้องแสดงหลักฐานทั้งของสิ่งที่เป็นไปตามข้อกำหนดและสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด พร้อมหลักฐานสนับสนุนเชิงภาวะวิสัย เช่น เอกสารใดหรือการปฏิบัติใดที่ถูกสังเกต
- รายการติ๊กช่องที่แสดงเพียงว่าได้ประเมินแล้ว โดยปกติไม่ถูกยอมรับให้เป็นหลักฐานเพียงอย่างเดียว ต้องมีข้อมูลว่าสิ่งที่ตรวจเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างไร หรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในลักษณะใด
- เหตุผลที่ต้องบันทึกสิ่งที่เป็นไปตามข้อกำหนดด้วย เพราะเป็นการบันทึกหลักฐานว่ามีการใช้ความระมัดระวังตามสมควรจริง ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในภายหลัง เช่น เมื่อเกิดเหตุการณ์ หรือเมื่อต้องตอบคำถามจากหน่วยงานกำกับดูแลหรือจากลูกค้า
- ควรเก็บบันทึกย่อ การอ้างอิง หรือสำเนาของเอกสารและบันทึกที่ถูกตรวจไว้เป็นหลักฐาน ให้ละเอียดพอที่ผู้ทบทวนอิสระคนอื่นจะไล่ตามและได้ข้อสรุปเดียวกับผู้ตรวจภายใน เช่น ระบุวันที่และชื่อของบันทึกที่ตรวจ และหากพบสิ่งที่ไม่สอดคล้องให้ระบุรายละเอียดที่ชัดเจน
- การลงรายการบันทึกที่ตรวจยังช่วยให้เห็นว่ามีการสุ่มดูบันทึกในขอบเขตกว้าง เช่น ดูบันทึกการอบรมของพนักงานหลายคน แทนที่จะตรวจบันทึกชุดเดิมซ้ำทุกครั้ง และช่วยยืนยันว่ามีอะไรเปลี่ยนไปหรือไม่ตั้งแต่การตรวจครั้งก่อน
- มาตรฐานไม่ได้กำหนดรูปแบบของรายงาน จะเขียนด้วยมือ เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรืออัปโหลดเข้าฐานข้อมูลของบริษัทก็ได้ แนวปฏิบัติที่ดีคือเก็บบันทึกย่อที่ผู้ตรวจจดระหว่างการตรวจไว้ด้วย ไม่ใช่เก็บเฉพาะรายงานฉบับสมบูรณ์
- ผลการตรวจต้องสื่อสารถึงผู้ที่รับผิดชอบพื้นที่หรือกิจกรรมนั้น ซึ่งทำได้ผ่านการประชุมปฏิบัติการหรือการประชุมทบทวน หรือผ่านการสรุปเมื่อจบการตรวจพร้อมเอกสาร เช่น บันทึกข้อความหรือสำเนารายงาน และความรับผิดชอบในการแก้ไขต้องถูกบันทึกเป็นเอกสาร เช่น ลงไว้ในแบบบันทึกการตรวจ
- การพบข้อบกพร่องระหว่างการตรวจภายในไม่ควรถูกมองว่าเป็นเรื่องลบ เพราะทำให้สถานที่ผลิตแก้ไขได้ก่อนที่ประเด็นนั้นจะกลายเป็นปัญหาที่ร้ายแรงกว่า
- เมื่อพบข้อบกพร่อง ต้องทวนสอบว่าการแก้ไขและการดำเนินการป้องกันเสร็จอย่างได้ผลจริง แนวปฏิบัติที่ดีคือให้ผู้ที่ถูกแต่งตั้งซึ่งมีอำนาจเหมาะสมเป็นผู้ตรวจสอบว่าดำเนินการแล้วภายในกรอบเวลาและแก้ปัญหาได้พอที่จะป้องกันการเกิดซ้ำ โดยผู้ทวนสอบต้องไม่ใช่ผู้ที่รับผิดชอบดำเนินการนั้นเอง และในทางที่ดีที่สุดควรเป็นผู้ตรวจคนเดิม
- ขั้นตอนที่มาตรฐานยกเป็นตัวอย่างของกระบวนการเต็มรูปแบบคือ ตรวจเสร็จ ตกลงการแก้ไข ดำเนินการแก้ไขและลงนามรับรอง ทวนสอบว่าเสร็จจริง วิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง (root cause) เพื่อหาการดำเนินการป้องกัน ดำเนินการป้องกันและทบทวนผล แล้วจึงเข้าสู่การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
- หากสถานที่ผลิตได้ผลเป็นลบอย่างสม่ำเสมอ คือไม่พบข้อบกพร่องตลอดทั้งโปรแกรม แนวปฏิบัติที่ดีคือทบทวนว่าโปรแกรมยังหนักแน่นอยู่หรือไม่ ทั้งเรื่องว่ากิจกรรมทั้งหมดถูกบรรจุเข้าโปรแกรมถูกต้องหรือไม่ และเรื่องความเข้มงวด ความหนักแน่น และความสม่ำเสมอของการตรวจ
- ต้องเก็บบันทึกการตรวจติดตามภายในทั้งหมดพร้อมผล ทั้งสิ่งที่เป็นไปตามข้อกำหนดและไม่เป็นไปตามข้อกำหนด รวมถึงการทวนสอบการแก้ไขและการป้องกัน ไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งโดยทั่วไปคือสองปี
- รายงานการตรวจติดตามภายในทุกครั้งของรอบปี ที่ระบุขอบเขต ผู้ตรวจ วันที่ และหลักฐานที่พบทั้งด้านที่สอดคล้องและไม่สอดคล้อง
- บันทึกย่อของผู้ตรวจระหว่างการตรวจ พร้อมรายการชื่อและวันที่ของบันทึกที่ถูกสุ่มดู เพื่อให้ไล่ย้อนได้
- ทะเบียนข้อบกพร่องจากการตรวจภายใน ที่ระบุการแก้ไข ผู้รับผิดชอบ กำหนดเสร็จ และผู้ทวนสอบพร้อมวันที่ทวนสอบ
- บันทึกการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงและการดำเนินการป้องกันของข้อบกพร่องที่ต้องใช้
- หลักฐานการสื่อสารผลการตรวจให้ผู้รับผิดชอบพื้นที่ทราบ เช่น บันทึกข้อความ สำเนารายงาน หรือรายงานการประชุม
- สรุปผลโปรแกรมการตรวจติดตามภายในที่ถูกนำเข้าวาระการประชุมทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
- บันทึกการตรวจติดตามภายในย้อนหลังตามระยะเวลาเก็บที่กำหนดไว้
3.4.4โปรแกรมการตรวจสภาพโรงงานและเครื่องจักรที่แยกต่างหาก
นอกเหนือจากโปรแกรมการตรวจติดตามภายใน ต้องมีโปรแกรมการตรวจสภาพที่บันทึกเป็นเอกสารแยกต่างหาก เพื่อให้มั่นใจว่าสภาพแวดล้อมของโรงงานและเครื่องจักรที่ใช้ในกระบวนการผลิต ถูกรักษาไว้ในสภาพที่เหมาะสมต่อการผลิตอาหาร อย่างน้อยต้องประกอบด้วยการตรวจสุขลักษณะ เพื่อประเมินผลการทำความสะอาดและการจัดเก็บความเป็นระเบียบ และการตรวจสภาพอาคารและอุปกรณ์ เช่น ประตู ผนัง สิ่งอำนวยความสะดวก และเครื่องจักร เพื่อระบุความเสี่ยงต่อผลิตภัณฑ์ที่มาจากตัวอาคารหรือเครื่องจักร ความถี่ต้องอิงตามความเสี่ยงและตามการเปลี่ยนแปลงที่อาจกระทบความปลอดภัยอาหาร แต่ต้องไม่น้อยกว่าเดือนละหนึ่งครั้งในพื้นที่ที่ผลิตภัณฑ์เปิดโล่ง ผลการตรวจต้องรายงานให้ผู้รับผิดชอบพื้นที่ทราบ ต้องตกลงการแก้ไขและกรอบเวลา ทวนสอบว่าดำเนินการเสร็จ และนำสรุปผลเข้าทบทวนในการประชุมทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
ประโยคสำคัญที่สุดของข้อนี้คือคำว่าแยกต่างหาก การตรวจสภาพตามข้อ 3.4.4 ไม่สามารถนับเป็นวันตรวจในกำหนดการตามข้อ 3.4.1 ได้ และในทางกลับกัน การตรวจระบบตามข้อ 3.4.1 ก็ไม่ทดแทนการตรวจสภาพรายเดือนนี้
- การตรวจสภาพต่างจากโปรแกรมการตรวจติดตามภายในตามข้อ 3.4.1 ถึง 3.4.3 ซึ่งเป็นการเทียบการปฏิบัติงานจริงกับระเบียบปฏิบัติที่เป็นเอกสาร การตรวจระบบเป็นการท้าทายระบบและระเบียบปฏิบัติเชิงลึกว่าสถานที่ผลิตลดความเสี่ยงที่ระบุไว้ได้จริงหรือไม่ ส่วนการตรวจสภาพเป็นวิธีที่ง่ายกว่าในการประเมินสภาพที่เป็นอยู่ ณ ขณะนั้น จึงต้องมีแผนการตรวจแยกออกมาต่างหากโดยสมบูรณ์
- ขอบเขตที่มาตรฐานยกตัวอย่างคือความเหมาะสม สถานะ สภาพการซ่อมบำรุง และความสะอาดของประตู ผนัง พื้น และโครงสร้างกับสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น การตรวจสุขลักษณะเพื่อยืนยันว่าเครื่องจักรและสิ่งอำนวยความสะดวกถูกทำความสะอาดอย่างเหมาะสม และการตรวจเครื่องจักรเพื่อระบุและควบคุมสิ่งแปลกปลอม (foreign body) ที่อาจเกิดขึ้น เช่น จากชิ้นส่วนที่สึกหรอหรือชำรุด ก่อนที่จะมีโอกาสปนเปื้อนผลิตภัณฑ์
- ความถี่ต้องอิงความเสี่ยง พื้นที่ที่ผลิตภัณฑ์เปิดโล่งต้องตรวจอย่างน้อยเดือนละครั้ง ส่วนพื้นที่ดูแลเป็นพิเศษ (high care) และพื้นที่ความเสี่ยงสูง (high risk) มีแนวโน้มต้องถี่กว่า เช่น รายวันหรือรายสัปดาห์ และผลิตภัณฑ์หรือกิจกรรมตามฤดูกาลต้องถูกรวมเข้ามาตามความเหมาะสม
- การตรวจก่อนเริ่มเดินสายการผลิต ซึ่งในหลายโรงงานทำทุกวันหรือทุกครั้งที่เปลี่ยนกะ สามารถนับเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการตรวจสภาพนี้ได้
- แนวปฏิบัติที่ดีคือตรวจสภาพเพิ่มเติมหลังกิจกรรมที่อาจเปลี่ยนความเสี่ยงต่อผลิตภัณฑ์ เช่น หลังงานซ่อมบำรุง
- ควรทบทวนโปรแกรมการตรวจสภาพก่อนการเปลี่ยนแปลงใดที่อาจกระทบความปลอดภัยอาหาร ไม่ใช่ทบทวนหลังจากเกิดปัญหาแล้ว
- การจัดการผลการตรวจใช้ตรรกะเดียวกับข้อ 3.4.3 คือรายงานให้ผู้รับผิดชอบพื้นที่ ตกลงการแก้ไขและกรอบเวลา ทวนสอบว่าเสร็จ และสรุปเข้าการประชุมทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
- แผนการตรวจสภาพประจำปีที่แยกออกจากกำหนดการตรวจติดตามภายในอย่างชัดเจน พร้อมระบุพื้นที่ ความถี่ และผู้ตรวจ
- บันทึกการประเมินความเสี่ยงที่ใช้กำหนดความถี่ของแต่ละพื้นที่ โดยเฉพาะเหตุผลที่พื้นที่ความเสี่ยงสูงถี่กว่าพื้นที่อื่น
- แบบบันทึกการตรวจสุขลักษณะและการตรวจสภาพอาคารกับเครื่องจักรย้อนหลังสิบสองเดือน ที่แสดงความต่อเนื่องรายเดือนในพื้นที่ผลิตภัณฑ์เปิดโล่ง
- ทะเบียนสิ่งที่พบจากการตรวจสภาพ พร้อมการแก้ไข ผู้รับผิดชอบ กำหนดเสร็จ และหลักฐานการทวนสอบ เช่น ภาพถ่ายก่อนและหลัง
- บันทึกการตรวจก่อนเริ่มเดินสายการผลิตหรือเมื่อเปลี่ยนกะ หากนับรวมเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมนี้
- บันทึกการตรวจเพิ่มเติมหลังงานซ่อมบำรุงที่มีผลต่อพื้นที่ผลิต
- สรุปผลการตรวจสภาพที่ถูกนำเข้าวาระการประชุมทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
4. ข้อผิดพลาดที่เราพบบ่อยที่สุดในหัวข้อนี้
เรื่องแรก ตรวจครบทั้งเล่มในวันเดียวแล้วถือว่าจบทั้งปี โรงงานจำนวนมากใช้วิธีนำข้อกำหนดทั้งเล่มมาไล่ติ๊กภายในหนึ่งหรือสองวันก่อนถึงกำหนดการตรวจรับรอง แนวทางตีความระบุชัดว่าการเทียบกับข้อกำหนดทั้งเล่มปีละครั้งมีคุณค่าในฐานะการวิเคราะห์ช่องว่าง แต่ไม่เพียงพอที่จะถือเป็นโปรแกรมการตรวจติดตามภายใน เพราะไม่ให้ความลึกและระดับความเชื่อมั่นที่ต้องการ ข้อ 3.4.1 ต้องการวันตรวจอย่างน้อยสี่วันที่กระจายตลอดปี และแต่ละครั้งต้องมีขอบเขตเฉพาะของตนเอง
เรื่องที่สอง ผู้ตรวจตรวจงานของตนเอง หรือให้พนักงานคนละกะตรวจกันเอง กรณีแรกพบบ่อยในโรงงานเล็กที่ฝ่ายประกันคุณภาพมีคนเดียวและเป็นผู้เขียนระเบียบปฏิบัติเองทั้งหมด กรณีที่สองเป็นสิ่งที่แนวทางตีความยกเป็นตัวอย่างของสิ่งที่ยอมรับไม่ได้โดยตรง เพราะพนักงานที่ทำงานเดียวกันคนละกะยังไม่ถือว่าเป็นอิสระจากการปฏิบัติงานนั้น ทางออกที่ใช้ได้จริงคือการตรวจข้ามฝ่าย การใช้ผู้ตรวจจากสถานที่ผลิตอื่นในกลุ่มบริษัท หรือการใช้ผู้ตรวจภายนอก
เรื่องที่สาม รายงานที่มีแต่เครื่องหมายถูก ข้อ 3.4.3 กำหนดให้รายงานระบุทั้งสิ่งที่เป็นไปตามข้อกำหนดและสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด พร้อมหลักฐานเชิงภาวะวิสัย รายการติ๊กช่องที่บอกเพียงว่าประเมินแล้วโดยปกติไม่ถูกยอมรับเป็นหลักฐานเพียงอย่างเดียว สิ่งที่ต้องมีคือชื่อและวันที่ของบันทึกที่ถูกดู และรายละเอียดของสิ่งที่พบ ให้ละเอียดพอที่คนอื่นจะไล่ย้อนแล้วได้ข้อสรุปเดียวกัน
เรื่องที่สี่ นำการตรวจสุขลักษณะรายเดือนไปนับเป็นการตรวจติดตามภายใน ข้อ 3.4.4 ใช้คำว่านอกเหนือจากโปรแกรมการตรวจติดตามภายใน และแนวทางตีความย้ำว่าเป็นการตรวจคนละชนิดกัน การตรวจระบบเป็นการท้าทายระบบเชิงลึก ส่วนการตรวจสภาพเป็นการประเมินสภาพที่เป็นอยู่ ณ ขณะนั้น โรงงานที่มีเพียงใบตรวจสุขลักษณะรายเดือนจึงยังไม่มีโปรแกรมตามข้อ 3.4.1 อยู่ดี
เรื่องที่ห้า ไม่เคยพบข้อบกพร่องตลอดทั้งปี หลายโรงงานเข้าใจว่าผลการตรวจที่ไม่พบสิ่งใดคือผลที่ดี แต่แนวทางตีความชี้ว่าเมื่อผลออกมาเป็นลบอย่างสม่ำเสมอ ควรทบทวนว่าโปรแกรมยังหนักแน่นหรือไม่ ทั้งเรื่องขอบเขตที่อาจตกหล่นและเรื่องความเข้มงวดของการตรวจ การพบข้อบกพร่องภายในไม่ใช่เรื่องลบ เพราะเป็นโอกาสแก้ไขก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาที่ใหญ่กว่า
เรื่องที่หก แก้ไขแล้วแต่ไม่มีใครทวนสอบ หรือให้คนแก้เป็นคนทวนสอบเอง ข้อ 3.4.3 กำหนดให้ทวนสอบว่าการแก้ไขและการดำเนินการป้องกันเสร็จอย่างได้ผล แนวปฏิบัติที่ดีคือให้ผู้ที่มีอำนาจเหมาะสมและไม่ใช่ผู้ดำเนินการเป็นผู้ทวนสอบ ซึ่งในทางที่ดีที่สุดคือผู้ตรวจคนเดิม เพราะการให้ผู้รับผิดชอบงานรับรองผลงานตนเองทำให้หลักฐานการปิดประเด็นขาดน้ำหนัก
ดาวน์โหลดใบตรวจหลักฐานของตอนนี้
เรารวมหลักฐานที่ต้องเตรียมของทุกข้อย่อยในตอนนี้ไว้เป็นใบตรวจหลักฐานหนึ่งฉบับ พร้อมช่องระบุว่าหลักฐานอยู่ที่ใด ใครรับผิดชอบ และสถานะความพร้อม ไม่ต้องสมัครสมาชิก ไม่ต้องกรอกอีเมล ดาวน์โหลดได้ทันที
ไฟล์ Word · ครอบคลุม 4 ข้อย่อย · ระบุรหัสสีของแต่ละข้อไว้ให้แล้ว · แก้ไขได้ · ภาษาไทย
ดาวน์โหลดใบตรวจหลักฐาน → ตอนที่ 8 ของซีรีส์ อ่านข้อกำหนด BRCGS Food Issue 9 ทีละข้อใบตรวจหลักฐานนี้เป็นเครื่องมือเตรียมความพร้อมของโรงงาน ไม่ใช่เอกสารของ BRCGS ไม่ใช่เช็กลิสต์การตรวจของหน่วยรับรอง และไม่ใช่การรับประกันผลการตรวจ รายการหลักฐานเรียบเรียงจากประสบการณ์ที่ปรึกษาของเรา หลักฐานที่ผู้ตรวจขอดูจริงขึ้นกับลักษณะโรงงานและดุลยพินิจของผู้ตรวจ ให้อ่านถ้อยคำของข้อกำหนดจากมาตรฐานฉบับที่โรงงานถืออยู่ · ห้ามนำไปจำหน่ายต่อ
ซีรีส์นี้เขียนเพื่อให้ทีมของท่านอ่านข้อกำหนดเองได้ และเปิดให้ดาวน์โหลดใบตรวจหลักฐานฟรีทุกตอน หากต้องการให้มีคนเดินไล่กับระบบจริงของโรงงาน เรารับงานตั้งแต่ประเมินช่องว่างจนถึงเตรียมรับการตรวจ
- ที่ปรึกษาวางระบบ BRCGS Food Safety Issue 9ประเมินช่องว่าง วางแผนโครงการ และลงหน้างาน
- ตรวจติดตามภายใน BRCGS Foodให้ผู้ตรวจจากภายนอกไล่ระบบก่อนหน่วยรับรองมา
- อบรมข้อกำหนด BRCGS Food Issue 9ไล่ทั้งฉบับ ให้ทีมอ่านมาตรฐานเป็น
- สารบัญซีรีส์ทั้ง 35 ตอนดูรายการทุกตอน และดาวน์โหลดใบตรวจหลักฐานรวมเล่มเดียว
- โครงของข้อกำหนดทั้ง 9 หมวด 72 หัวข้อดูภาพรวมก่อนว่าโรงงานต้องทำหัวข้อใดบ้าง
บทความนี้เรียบเรียงขึ้นเพื่ออธิบายสาระของข้อกำหนดด้วยถ้อยคำของเราเอง ไม่ใช่สำเนา คำแปล หรือคำตีความอย่างเป็นทางการของ BRCGS และไม่ใช่การรับประกันผลการตรวจ ตัวมาตรฐาน Food Safety Issue 9 และเอกสารแนวทางตีความมีลิขสิทธิ์ ต้องซื้อหรือขอรับจาก BRCGS ถ้อยคำและเลขข้อที่แน่นอนให้ยึดตามฉบับจริงที่โรงงานถืออยู่ · อ้างอิง: BRCGS — Food Safety
บทความนี้เขียนขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เขียนเอง เพื่ออธิบายแนวคิดและโครงสร้างของข้อกำหนด ไม่ใช่คำแปลหรือสำเนาของมาตรฐาน การนำไปใช้จริงต้องอ้างอิงมาตรฐานฉบับจริงและกฎหมายที่บังคับใช้เป็นหลัก