เรียบเรียงโดย SP Solution Center ด้วยถ้อยคำของเราเอง จากมุมของที่ปรึกษาที่วางระบบให้โรงงานอาหาร — ไม่ใช่เอกสารของ BRCGS ไม่ใช่สำเนาหรือคำแปลของมาตรฐาน รายการหลักฐานเป็นข้อแนะนำจากประสบการณ์ของเรา ไม่ใช่เช็กลิสต์การตรวจของหน่วยรับรอง
หมวด 9 เป็นหมวดเดียวในมาตรฐานที่โรงงานจำนวนมากข้ามไปได้อย่างถูกต้อง และเป็นหมวดที่โรงงานอีกจำนวนหนึ่งข้ามไปอย่างผิดพลาดโดยไม่รู้ตัว
เส้นแบ่งอยู่ที่คำถามเดียว คือในคลังของท่านมีสินค้าอาหารที่ท่านซื้อมาแล้วขายต่อ โดยไม่ได้ผลิต แปรรูป แปรรูปซ้ำ บรรจุ หรือติดฉลากที่สถานที่ผลิตนี้หรือไม่
หากมี และท่านต้องการให้สินค้ากลุ่มนั้นอยู่ในขอบข่ายใบรับรอง หมวดนี้คือหมวดที่ท่านต้องทำเพิ่มทั้งหมด
ตอนนี้ครอบคลุมการตัดสินขอบข่าย แผนความปลอดภัยอาหาร การอนุมัติผู้ส่งมอบ (supplier approval) และข้อกำหนดจำเพาะ (specification) ส่วนข้อ 9.4 ถึง 9.6 การทวนสอบ (verification) สินค้า ความถูกต้องตามกฎหมาย และระบบสอบกลับ (traceability) อยู่ในตอนที่ 35 ซึ่งเป็นตอนสุดท้ายของซีรีส์
1. เจตนารมณ์ของหัวข้อนี้
ผลิตภัณฑ์ที่ซื้อมาเพื่อจำหน่าย (traded products) ในความหมายของมาตรฐาน คือผลิตภัณฑ์อาหารที่โดยปกติจะอยู่ในขอบข่ายของมาตรฐานนี้ และถูกจัดเก็บอยู่ในสถานที่ของสถานที่ผลิตที่รับการตรวจ แต่ไม่ได้ถูกผลิต แปรรูป แปรรูปซ้ำ บรรจุ หรือติดฉลากที่สถานที่ผลิตนั้น การบริหารจัดการสินค้ากลุ่มนี้ถูกครอบคลุมด้วยข้อกำหนดในหมวด 9 และสถานที่ผลิตยังต้องทำตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในหมวด 1 ถึง 8 ควบคู่ไปด้วย ไม่ใช่ทำหมวด 9 แทน
สิ่งที่นับเป็นสินค้ากลุ่มนี้คือผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป วัตถุดิบอาหาร และส่วนผสมอาหาร ที่ซื้อมาแล้วขายต่อโดยไม่ผ่านการดำเนินการใดที่สถานที่ผลิต รวมถึงสินค้าที่รับฝากเก็บให้สถานที่ผลิตอื่น เช่น สถานที่ผลิตอื่นในเครือบริษัทเดียวกัน สิ่งที่ไม่นับคือสินค้าที่ไม่ใช่อาหาร และวัสดุใดก็ตามที่ผ่านการผลิต แปรรูป แปรรูปซ้ำ บรรจุ หรือติดฉลากที่สถานที่ผลิต
จุดที่ต้องตัดสินใจตั้งแต่ต้นคือขอบข่าย หากสถานที่ผลิตต้องการรับการตรวจตามหมวด 9 ผลิตภัณฑ์อาหารและวัตถุดิบอาหารที่ซื้อมาขายทุกรายการต้องอยู่ในขอบข่ายการตรวจทั้งหมด จะเลือกใส่บางรายการแล้วกันรายการอื่นออกไม่ได้ ข้อบกพร่อง (non-conformity) ที่พบในหมวดนี้จะถูกบันทึกในรายงานการตรวจและนับรวมในการคำนวณเกรดของสถานที่ผลิต ส่วนสถานที่ผลิตที่มีสินค้ากลุ่มนี้อยู่แต่ประสงค์ให้อยู่นอกขอบข่าย จะถูกบันทึกเป็นการกันออกจากขอบข่ายในรายงานการตรวจ
เส้นแบ่งที่สับสนกันมากที่สุดคือหมวด 9 กับการจ้างผลิตภายนอก (outsourced processing) ตามข้อ 3.5.4 หากสินค้าถูกส่งออกไปให้ผู้อื่นดำเนินการบางขั้นตอน แล้วกลับเข้ามาที่สถานที่ผลิตเพื่อแปรรูปต่อ บรรจุ หรือติดฉลาก สินค้านั้นไม่ใช่สินค้าซื้อมาขายตามหมวด 9 แต่เป็นกระบวนการที่จ้างผลิตภายนอกซึ่งอยู่ในหมวด 3 ในทางกลับกัน หากท่านสั่งให้โรงงานอื่นผลิตสินค้าจนเสร็จ ติดตราของท่าน แล้วรับเข้าคลังเพื่อขายต่อโดยไม่แตะต้องอีก สินค้านั้นเข้าข่ายหมวด 9 เต็มตัว แม้จะมีชื่อแบรนด์ของท่านอยู่บนกล่องก็ตาม กรณีที่พบบ่อยอีกกรณีคือการซื้อสินค้าสำเร็จรูปมาจัดเป็นชุดของขวัญ หากสถานที่ผลิตเพียงนำกล่องที่ปิดสนิทมาวางรวมกันโดยไม่เปิด ไม่บรรจุใหม่ และไม่ติดฉลากที่กล่องสินค้า สินค้าเหล่านั้นยังเป็นสินค้าซื้อมาขาย แต่หากมีการบรรจุใหม่หรือติดฉลากใด ๆ เกิดขึ้นที่สถานที่ผลิต สถานะจะเปลี่ยนไปทันที ท่านจึงควรตัดสินสถานะของสินค้าทุกรายการก่อน แล้วค่อยเลือกว่าจะใช้หมวดใด
2. ข้อย่อยทั้งหมดในหัวข้อนี้
ตารางนี้สรุปว่าแต่ละข้อย่อยเกี่ยวกับใคร และผู้ตรวจจะตรวจข้อนั้นที่เอกสารหรือที่หน้างาน ตามรหัสสีที่มาตรฐานกำกับไว้
| ข้อ | เรื่อง | ตรวจที่ | เกี่ยวกับใคร |
|---|---|---|---|
| 9.1.1 | แผนความปลอดภัยอาหารที่ครอบคลุมสินค้าซื้อมาขาย | เอกสาร | ทีม HACCP ฝ่ายประกันคุณภาพ และ ฝ่ายคลังสินค้าและจัดส่ง |
| 9.2.1 | การประเมินความเสี่ยงเพื่อกำหนดวิธีอนุมัติผู้ส่งมอบ | เอกสาร | ฝ่ายจัดซื้อ ร่วมกับ ฝ่ายประกันคุณภาพ |
| 9.2.2 | วิธีอนุมัติผู้ผลิต สามทางเลือกที่ยอมรับได้ | เอกสาร | ฝ่ายจัดซื้อ ร่วมกับ ฝ่ายประกันคุณภาพ |
| 9.2.3–9.2.4 | บันทึกการอนุมัติ และการทบทวนผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง | เอกสาร | ฝ่ายจัดซื้อ ร่วมกับ ฝ่ายประกันคุณภาพ |
| 9.3.1–9.3.2 | ข้อกำหนดจำเพาะที่มีครบทุกผลิตภัณฑ์และการตกลงอย่างเป็นทางการ | เอกสาร | ฝ่ายประกันคุณภาพ ร่วมกับฝ่ายขายและ ฝ่ายจัดซื้อ |
| 9.3.3 | การทำให้ข้อกำหนดเฉพาะของลูกค้าถูกทำจริง | เอกสาร | ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ และ ฝ่ายประกันคุณภาพ |
| 9.3.4 | การทบทวนข้อกำหนดจำเพาะอย่างน้อยทุกสามปี | เอกสาร | ฝ่ายประกันคุณภาพ |
รหัสสีอ่านจากมาตรฐานฉบับที่โรงงานถืออยู่ คอลัมน์เกี่ยวกับใครเป็นข้อแนะนำจากประสบการณ์ของเรา ไม่ใช่การกำหนดของ BRCGS
3. ไล่ทีละข้อ — คืออะไร เกี่ยวกับใคร และต้องเตรียมหลักฐานอะไร
9.1.1แผนความปลอดภัยอาหารที่ครอบคลุมสินค้าซื้อมาขาย
บริษัทต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง คือจัดทำแผน HACCP หรือแผนความปลอดภัยอาหารเฉพาะสำหรับสินค้าที่ซื้อมาขายซึ่งจัดการอยู่ที่สถานที่ผลิต หรือรวมสินค้ากลุ่มนี้เข้าไปในแผนที่มีอยู่แล้วตามหมวด 2 ขอบข่ายของแผนต้องครอบคลุมผลิตภัณฑ์และกระบวนการทั้งหมดที่สถานที่ผลิตรับผิดชอบ ซึ่งอย่างน้อยที่สุดต้องมีการรับสินค้า การจัดเก็บ และการจัดส่ง
เหตุผลที่มาตรฐานกำหนดขั้นต่ำไว้สามขั้นตอนนี้ เพราะแม้สถานที่ผลิตจะไม่ได้ผลิตสินค้าเอง แต่สถานที่ผลิตยังควบคุมอุณหภูมิระหว่างจัดเก็บ ควบคุมการแยกเก็บสารก่อภูมิแพ้ (allergen) และควบคุมสภาพสินค้าตอนขึ้นรถ อันตรายที่เกิดในสามขั้นตอนนี้จึงเป็นความรับผิดชอบของสถานที่ผลิตเต็ม ๆ
- จะแยกทำแผนต่างหากหรือรวมกับแผนเดิมก็ได้ โดยแผนแยกเหมาะกับกรณีที่สินค้าซื้อมาขายต่างจากสินค้าที่ผลิตเองมาก หรือมีอันตรายคนละชุดกัน
- ส่วนแผนรวมเหมาะกับกรณีที่สินค้าซื้อมาขายคล้ายกับสินค้าที่ผลิตเองอยู่แล้ว จึงมีอันตรายลักษณะเดียวกันและใช้มาตรการควบคุม (control measure) ชุดเดียวกันได้
- วัตถุประสงค์ของข้อนี้คือลดอันตรายด้านความปลอดภัยอาหารที่มาพร้อมกับสินค้าซื้อมาขาย และรักษาความปลอดภัย ความถูกต้องตามกฎหมาย และการสอบกลับไว้ให้ครบ
- อีกประเด็นที่เอกสารแนวทางเน้นคือสินค้าซื้อมาขายต้องไม่กลายเป็นความเสี่ยงต่อสินค้าที่สถานที่ผลิตผลิตเอง เช่น การนำสินค้าที่มีสารก่อภูมิแพ้เข้ามาเก็บรวมกับสินค้าที่ประกาศว่าปลอดสารนั้น
- แผน HACCP หรือแผนความปลอดภัยอาหารที่ระบุขอบข่ายชัดเจนว่าครอบคลุมสินค้าซื้อมาขายรายการใดบ้าง
- แผนภูมิกระบวนการ (process flow diagram) ของสินค้าซื้อมาขาย ตั้งแต่รับเข้า จัดเก็บ จนถึงจัดส่ง
- ตารางวิเคราะห์อันตรายของขั้นตอนรับ จัดเก็บ และจัดส่ง พร้อมมาตรการควบคุม
- บันทึกการทบทวนแผนโดยทีม HACCP พร้อมรายชื่อผู้ร่วมทบทวน
- ทะเบียนสินค้าซื้อมาขายทุกรายการที่อยู่ในขอบข่าย
9.2.1การประเมินความเสี่ยงเพื่อกำหนดวิธีอนุมัติผู้ส่งมอบ
ต้องมีระเบียบปฏิบัติการอนุมัติผู้ส่งมอบที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งระบุกระบวนการอนุมัติทั้งครั้งแรกและอย่างต่อเนื่อง ทั้งของผู้ส่งมอบและของผู้ผลิตหรือผู้แปรรูปของสินค้าแต่ละรายการที่ซื้อมาขาย โดยข้อกำหนดต้องอิงผลการประเมินความเสี่ยง (risk assessment) ที่พิจารณาลักษณะของผลิตภัณฑ์และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ข้อกำหนดเฉพาะของลูกค้า ข้อกำหนดทางกฎหมายของประเทศที่ขายหรือนำเข้า แหล่งที่มาหรือประเทศต้นทาง โอกาสในการปลอมปน (adulteration) หรือการทุจริต ความเสี่ยงในห่วงโซ่อุปทานจนถึงจุดที่บริษัทรับสินค้า และตราสินค้าว่าเป็นตราของลูกค้าหรือเป็นตราของผู้ผลิต
สังเกตว่าข้อนี้พูดถึงสองบุคคลที่อาจไม่ใช่คนเดียวกัน คือผู้ที่ท่านซื้อของจาก กับผู้ผลิตรายสุดท้ายที่ทำสินค้านั้นจริง ระบบที่อนุมัติเฉพาะผู้ค้าคนกลาง (agent/broker) โดยไม่รู้ว่าใครผลิต เป็นระบบที่ไม่ตอบข้อนี้
- สถานที่ผลิตเลือกได้ว่าจะรวมกระบวนการอนุมัติผู้ส่งมอบสินค้าซื้อมาขายเข้ากับกระบวนการของวัตถุดิบ หรือแยกเป็นสายงานต่างหาก ขอเพียงจัดการได้จริง
- การประเมินต้องดูอันตรายที่ทราบของสินค้านั้น ทั้งด้านจุลชีววิทยา เคมี และสิ่งแปลกปลอม (foreign body) ซึ่งต้องอาศัยการเข้าถึงข้อมูลอ้างอิงและการรู้เท่าทันประเด็นใหม่ตามข้อ 1.1.8
- การที่ลูกค้าเป็นผู้ระบุผู้ส่งมอบให้ ไม่ได้ทำให้สถานที่ผลิตไม่ต้องประเมินความเสี่ยงของผู้ส่งมอบรายนั้น
- ประเทศต้นทางเป็นปัจจัยที่ต้องพิจารณา เพราะสินค้าจากบางประเทศมีความเสี่ยงสูงกว่าจากสภาพแวดล้อม ข้อกำหนดทางกฎหมายที่ผ่อนปรนกว่า หรือวัฒนธรรมความปลอดภัยอาหาร (food safety culture) ที่ยังพัฒนาไม่เท่า
- สินค้าที่มีการกล่าวอ้าง เช่น อินทรีย์ หรือเหมาะสำหรับผู้แพ้อาหาร ต้องประเมินผู้ส่งมอบและระบบควบคุมของเขาอย่างเข้มกว่าปกติ
- ระเบียบปฏิบัติการอนุมัติผู้ส่งมอบที่ครอบคลุมสินค้าซื้อมาขายอย่างชัดแจ้ง
- แบบประเมินความเสี่ยงรายผลิตภัณฑ์ที่มีครบทั้งเจ็ดปัจจัยตามที่ข้อกำหนดระบุ
- ทะเบียนที่จับคู่สินค้าแต่ละรายการกับผู้ส่งมอบและกับผู้ผลิตรายสุดท้าย
- บันทึกการทบทวนการประเมินความเสี่ยงเมื่อเปลี่ยนแหล่งซื้อหรือเปลี่ยนประเทศต้นทาง
9.2.2วิธีอนุมัติผู้ผลิต สามทางเลือกที่ยอมรับได้
ต้องมีกระบวนการอนุมัติผู้ผลิตทั้งครั้งแรกและอย่างต่อเนื่อง โดยอิงความเสี่ยง และใช้วิธีใดวิธีหนึ่งหรือหลายวิธีร่วมกัน ทางแรกคือใบรับรองที่ยังมีผลตามมาตรฐาน BRCGS ที่เกี่ยวข้องหรือมาตรฐานที่ได้รับการเทียบเคียงโดย GFSI โดยขอบข่ายของใบรับรองต้องครอบคลุมสินค้าที่ซื้อ ทางที่สองคือการตรวจผู้ส่งมอบซึ่งมีขอบข่ายครอบคลุมความปลอดภัยผลิตภัณฑ์ การสอบกลับ การทบทวน HACCP และหลักเกณฑ์วิธีการที่ดีในการผลิต โดยผู้ตรวจที่มีประสบการณ์และพิสูจน์ความสามารถได้ หากตรวจโดยบุคคลที่สองหรือที่สาม บริษัทต้องแสดงความสามารถของผู้ตรวจ ยืนยันขอบข่าย และต้องได้รับพร้อมทบทวนรายงานการตรวจฉบับเต็ม ทางที่สามคือแบบสอบถามผู้ส่งมอบ ซึ่งใช้ได้เฉพาะเมื่อมีเหตุผลอิงความเสี่ยงรองรับและประเมินแล้วว่าผู้ส่งมอบมีความเสี่ยงต่ำเท่านั้น โดยแบบสอบถามต้องครอบคลุมสี่เรื่องเดียวกัน และผ่านการทบทวนโดยผู้ที่พิสูจน์ความสามารถได้
ประโยคที่โรงงานมองข้ามบ่อยที่สุดในข้อนี้คือคำว่าขอบข่ายของใบรับรองต้องครอบคลุมสินค้าที่ซื้อ ใบรับรองที่ยังไม่หมดอายุแต่ขอบข่ายไม่มีสินค้ารายการที่ท่านซื้อ ไม่ถือว่าอนุมัติผู้ผลิตรายนั้นได้
- ระเบียบปฏิบัติต้องระบุวิธีอนุมัติ ความถี่ในการเฝ้าติดตาม ผู้รับผิดชอบ และวิธีบริหารกระบวนการทั้งหมด ไม่ใช่เพียงบอกว่าใช้วิธีใด
- การตรวจสอบความถูกต้องของใบรับรองต้องยืนยันสามเรื่อง คือสถานะการรับรอง ความเป็นปัจจุบัน และการที่สินค้าอยู่ในขอบข่าย โดยยืนยันจากฐานข้อมูลอิสระ
- สำเนาใบรับรองเพียงอย่างเดียวไม่ถือเป็นการยืนยันสถานะที่เหมาะสม และสถานที่ผลิตอาจถูกขอให้แสดงกระบวนการยืนยันของตนระหว่างการตรวจ
- การตรวจตามมาตรฐานที่ไม่ได้เทียบเคียงกับ GFSI ใช้ได้ หากขอบข่ายครบตามที่มาตรฐานกำหนด สถานที่ผลิตมีรายงานฉบับเต็มไม่ใช่แค่ใบรับรอง และแสดงความสามารถของผู้ตรวจได้
- ข้อบกพร่องที่พบจากการตรวจผู้ส่งมอบควรถูกจัดการด้วยแผนที่ตกลงกันพร้อมกรอบเวลา ยกเว้นกรณีที่วิกฤตต่อความปลอดภัยหรือกฎหมาย ซึ่งไม่ควรอนุญาตให้ส่งมอบจนกว่าจะแก้ไขเรียบร้อย
- ผู้ตรวจจะตั้งคำถามกับการประเมินที่สรุปว่าผู้ส่งมอบมีความเสี่ยงต่ำเสมอ การใช้แบบสอบถามเป็นเครื่องมือเดียวจึงต้องมีเหตุผลที่หนักแน่นและเนื้อหาที่ครบพอให้ตัดสินใจได้จริง
- ทะเบียนผู้ผลิตที่อนุมัติแล้ว ระบุวิธีอนุมัติของแต่ละราย
- หลักฐานการยืนยันสถานะใบรับรองจากฐานข้อมูล พร้อมวันที่ตรวจสอบและผู้ตรวจสอบ
- รายงานการตรวจผู้ส่งมอบฉบับเต็ม พร้อมประวัติความสามารถของผู้ตรวจ
- แบบสอบถามที่กรอกครบพร้อมลายมือชื่อผู้ทบทวน และเหตุผลอิงความเสี่ยงที่ระบุว่าผู้ส่งมอบรายนั้นความเสี่ยงต่ำ
9.2.3–9.2.4บันทึกการอนุมัติ และการทบทวนผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง
ต้องเก็บบันทึกกระบวนการอนุมัติผู้ผลิตหรือผู้บรรจุ รวมถึงรายงานการตรวจหรือใบรับรองที่ผ่านการยืนยันแล้ว ซึ่งยืนยันสถานะความปลอดภัยของสถานที่ผลิตหรือบรรจุที่ส่งสินค้าให้ และต้องมีกระบวนการทบทวนพร้อมบันทึกการติดตามประเด็นใดที่พบ ณ สถานที่ผลิตหรือบรรจุนั้น ซึ่งอาจส่งผลต่อสินค้าที่บริษัทซื้อมาขาย นอกจากนี้ต้องมีกระบวนการทบทวนผู้ผลิตหรือผู้บรรจุอย่างต่อเนื่อง อิงความเสี่ยง และใช้เกณฑ์ผลการดำเนินงานที่กำหนดไว้ ซึ่งอาจรวมข้อร้องเรียน ผลการทดสอบผลิตภัณฑ์ การแจ้งเตือนจากหน่วยงานกำกับดูแล การปฏิเสธรับสินค้าหรือข้อคิดเห็นจากลูกค้า โดยต้องนำไปปฏิบัติจริง กรณีที่อนุมัติด้วยแบบสอบถาม ต้องออกแบบสอบถามใหม่อย่างน้อยทุกสามปี และกำหนดให้ผู้ส่งมอบแจ้งการเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญในช่วงระหว่างนั้น รวมถึงการเปลี่ยนแปลงสถานะการรับรอง พร้อมเก็บบันทึกการทบทวนไว้
สองข้อนี้คือคู่ของกันและกัน ข้อแรกคือหลักฐานว่าเคยอนุมัติอย่างไร ข้อที่สองคือหลักฐานว่ายังสมควรอนุมัติต่อหรือไม่ โรงงานส่วนใหญ่ทำข้อแรกได้ แต่ตกที่ข้อที่สอง เพราะไม่มีการทบทวนที่ทิ้งร่องรอยไว้เป็นเอกสาร
- ต้องเก็บทั้งวิธีการอนุมัติและหลักฐานที่ใช้อนุมัติผู้ส่งมอบรายนั้น ไม่ใช่เก็บเพียงผลสรุปว่าอนุมัติแล้ว
- การอนุมัติและการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องต้องเป็นปัจจุบัน และควรทบทวนทุกครั้งที่เกิดปัญหาขึ้นที่สถานที่ผลิตสินค้ารายนั้น
- สถานที่ผลิตกำหนดเกณฑ์ผลการดำเนินงานได้เอง ตัวอย่างที่ใช้กันคือความตรงต่อเวลาของการส่งมอบเทียบกับเวลาที่วางแผน จำนวนครั้งที่เกิดการปนเปื้อน และคุณภาพของวัสดุที่ส่งมอบ
- ความถี่ของการทบทวนก็ให้สถานที่ผลิตกำหนดเอง แต่ต้องอธิบายให้ผู้ตรวจเห็นว่าการเฝ้าติดตามที่ใช้เหมาะสม มีเหตุผล และอิงความเสี่ยง โดยผู้ตรวจจะขอดูตัวอย่างการเฝ้าติดตามหลายรูปแบบ
- ข้อผูกมัดที่เป็นตัวเลขชัดเจนในหมวดนี้คือรอบสามปีของแบบสอบถาม ส่วนเรื่องอื่นเปิดให้ออกแบบเองได้
- แฟ้มอนุมัติรายผู้ผลิต ประกอบด้วยใบรับรองที่ยืนยันแล้วหรือรายงานการตรวจฉบับเต็ม
- บันทึกการทบทวนเมื่อเกิดประเด็นที่โรงงานผู้ผลิต พร้อมผลการติดตาม
- ตารางเกณฑ์ผลการดำเนินงานของผู้ส่งมอบ พร้อมผลจริงย้อนหลัง
- บันทึกการทบทวนผู้ส่งมอบตามรอบที่กำหนด พร้อมข้อสรุปว่าคงสถานะอนุมัติหรือไม่
- ทะเบียนวันที่ออกแบบสอบถามครั้งล่าสุดของผู้ส่งมอบแต่ละราย แสดงรอบไม่เกินสามปี
- หนังสือหรือเงื่อนไขที่กำหนดให้ผู้ส่งมอบแจ้งการเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญ
9.3.1–9.3.2ข้อกำหนดจำเพาะที่มีครบทุกผลิตภัณฑ์และการตกลงอย่างเป็นทางการ
ต้องมีข้อกำหนดจำเพาะสำหรับผลิตภัณฑ์ทุกรายการ โดยอยู่ในรูปแบบที่ตกลงกันซึ่งลูกค้าเป็นผู้กำหนด หรือหากไม่ได้ระบุรูปแบบไว้ ต้องมีข้อมูลสำคัญที่ทำให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย และช่วยให้ลูกค้าใช้ผลิตภัณฑ์ได้อย่างปลอดภัย รูปแบบอาจเป็นเอกสารสิ่งพิมพ์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือส่วนหนึ่งของระบบข้อกำหนดจำเพาะออนไลน์ และบริษัทต้องขอให้มีการตกลงข้อกำหนดจำเพาะอย่างเป็นทางการกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง หากยังไม่มีการตกลงอย่างเป็นทางการ ต้องแสดงให้เห็นว่าได้ดำเนินการเพื่อให้เกิดการตกลงนั้นแล้ว
- ข้อกำหนดจำเพาะต้องมีรายละเอียดเพียงพอ และต้องระบุค่าของพารามิเตอร์ทุกตัวที่วิกฤตต่อความปลอดภัย ความถูกต้องตามกฎหมาย และคุณภาพของผลิตภัณฑ์
- จะใช้รูปแบบที่ผู้ส่งมอบให้มาหรือรูปแบบของบริษัทเองก็ได้ ตราบใดที่ข้อมูลที่ควบคุมความปลอดภัย คุณภาพ และความถูกต้องตามกฎหมาย ถูกระบุไว้อย่างชัดเจน
- ต้องมีกระบวนการอนุมัติข้อกำหนดจำเพาะอย่างเป็นทางการทั้งกับลูกค้าและกับผู้ส่งมอบ โดยเฉพาะสินค้าตราลูกค้าซึ่งควรลงนามทั้งสองฝ่ายเท่าที่ทำได้
- เมื่อไม่สามารถขอลายมือชื่อหรือการอนุมัติอย่างเป็นทางการได้ ต้องมีหลักฐานว่าได้ออกข้อกำหนดจำเพาะไปแล้ว เช่น อีเมลที่ขอให้ตอบรับอย่างเป็นทางการ หรือการอัปโหลดเข้าระบบของลูกค้า และต้องแสดงว่ากำลังทำตามกระบวนการที่ตกลงไว้กับลูกค้า
- เอกสารแนวทางย้ำว่าต้องคำนึงถึงข้อกำหนดทางกฎหมายของประเทศที่สินค้าจะถูกขายหรือถูกใช้ ไม่ใช่เฉพาะประเทศที่ตั้งคลัง
- ทะเบียนข้อกำหนดจำเพาะที่ครอบคลุมสินค้าซื้อมาขายครบทุกรายการ
- ข้อกำหนดจำเพาะฉบับปัจจุบันของสินค้าตัวอย่างที่ผู้ตรวจสุ่มได้ทันที
- หลักฐานการตกลงอย่างเป็นทางการ เช่น เอกสารที่ลงนามสองฝ่าย หรือบันทึกในระบบข้อกำหนดจำเพาะของลูกค้า
- อีเมลหรือหนังสือติดตามการขอตอบรับ ในกรณีที่ยังไม่ได้ลายมือชื่อ
9.3.3การทำให้ข้อกำหนดเฉพาะของลูกค้าถูกทำจริง
บริษัทต้องดำเนินกระบวนการที่แสดงให้เห็นได้ เพื่อทำให้มั่นใจว่าข้อกำหนดใดที่ลูกค้าระบุไว้เป็นการเฉพาะได้รับการปฏิบัติจริง ซึ่งอาจทำได้ด้วยการรวมข้อกำหนดของลูกค้าเข้าไปในข้อกำหนดจำเพาะที่ใช้สั่งซื้อ หรือด้วยการดำเนินการเพิ่มเติมกับสินค้าที่ซื้อมาเพื่อให้ตรงตามที่ลูกค้ากำหนด เช่น การคัดแยกหรือการคัดเกรด
ขอให้ระวังคำว่าการดำเนินการเพิ่มเติมในข้อนี้ การคัดแยกหรือคัดเกรดโดยไม่เปิดบรรจุภัณฑ์ยังอยู่ในกรอบของหมวด 9 แต่หากงานที่เพิ่มขึ้นกลายเป็นการบรรจุใหม่หรือการติดฉลาก สินค้านั้นจะไม่ใช่สินค้าซื้อมาขายอีกต่อไป และต้องกลับไปอยู่ภายใต้หมวด 1 ถึง 8 อย่างเต็มรูปแบบ
- ลูกค้าจำนวนมากมีข้อกำหนดเฉพาะด้านความปลอดภัย ความเป็นของแท้ (authenticity) คุณภาพ และกฎหมาย สถานที่ผลิตจึงต้องรู้และเข้าใจข้อกำหนดเหล่านั้น เช่น โดยเก็บสำเนานโยบายของลูกค้าหรือข้อตกลงระดับการให้บริการไว้
- ต้องมีกลไกที่ทำให้ข้อกำหนดเหล่านั้นเกิดขึ้นจริง เช่น การสื่อสารไปยังผู้ส่งมอบที่เกี่ยวข้อง การใส่ข้อมูลลงในข้อกำหนดจำเพาะ หรือการบันทึกรายงานการประชุมที่ตกลงกับผู้ส่งมอบ
- เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด แนวปฏิบัติที่ดีคือสื่อสารและตกลงกันให้ทันเวลา ไม่ปล่อยให้สินค้าถูกส่งไปก่อนแล้วค่อยแจ้ง
- สำเนานโยบายหรือข้อตกลงของลูกค้าที่ระบุข้อกำหนดเฉพาะ
- ข้อกำหนดจำเพาะสำหรับสั่งซื้อที่มีข้อกำหนดของลูกค้าฝังอยู่
- บันทึกการสื่อสารกับผู้ส่งมอบเรื่องข้อกำหนดของลูกค้า
- บันทึกการคัดแยกหรือคัดเกรด หากมีการดำเนินการเพิ่มเติมกับสินค้า
9.3.4การทบทวนข้อกำหนดจำเพาะอย่างน้อยทุกสามปี
การทบทวนข้อกำหนดจำเพาะต้องมีความถี่มากพอที่จะทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน หรืออย่างน้อยที่สุดทุกสามปี โดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงของผลิตภัณฑ์ ผู้ส่งมอบ กฎระเบียบ และความเสี่ยงอื่น ทั้งการทบทวนและการเปลี่ยนแปลงต้องถูกบันทึกไว้เป็นเอกสาร
- ต้องทบทวนทุกครั้งที่เกิดการเปลี่ยนแปลงกับผลิตภัณฑ์ กระบวนการ หรือสูตร ไม่ใช่รอครบรอบสามปีเสมอไป
- เมื่อไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ให้ทบทวนอย่างน้อยทุกสามปี และต้องมีหลักฐานว่าทบทวนแล้วจริง
- วิธีที่ยอมรับได้ เช่น การลงลายมือชื่อพร้อมวันที่บนข้อกำหนดจำเพาะ หรือการใช้ตารางที่แสดงรายการข้อกำหนดจำเพาะ วันที่ทบทวนล่าสุด และผู้ทบทวน
- การควบคุมการแก้ไขและการอนุมัติข้อกำหนดจำเพาะควรถูกเขียนไว้ในระเบียบปฏิบัติ ซึ่งควรระบุด้วยว่าใครมีอำนาจอนุมัติการแก้ไข
- กรณีใช้บริการบนคลาวด์ที่แจ้งเตือนเมื่อข้อมูลเปลี่ยน สถานที่ผลิตยังต้องมีกลไกทบทวนการเปลี่ยนแปลงนั้นว่ากระทบผลิตภัณฑ์หรือไม่ ไม่ใช่รับการแจ้งเตือนแล้วปล่อยผ่าน
- ตารางสถานะข้อกำหนดจำเพาะที่แสดงวันที่ทบทวนล่าสุดและผู้ทบทวนของทุกรายการ
- ระเบียบปฏิบัติเรื่องการแก้ไขและอนุมัติข้อกำหนดจำเพาะ พร้อมผู้มีอำนาจอนุมัติ
- ตัวอย่างข้อกำหนดจำเพาะที่ถูกแก้ไขเมื่อผลิตภัณฑ์หรือกฎหมายเปลี่ยน พร้อมประวัติการแก้ไข
4. ข้อผิดพลาดที่เราพบบ่อยที่สุดในหมวดนี้
เรื่องแรก คิดว่าสินค้าที่จ้างผลิตแล้วติดตราของตนเองไม่ใช่สินค้าซื้อมาขาย โรงงานจำนวนมากเข้าใจว่าเมื่อเป็นแบรนด์ของตน สินค้านั้นย่อมเป็นสินค้าของโรงงาน แต่มาตรฐานตัดสินจากการกระทำที่สถานที่ผลิต ไม่ใช่จากชื่อบนกล่อง หากสินค้าถูกผลิต บรรจุ และติดฉลากจนเสร็จที่โรงงานอื่น แล้วเข้าคลังของท่านเพื่อขายต่อโดยไม่ถูกดำเนินการใดอีก สินค้านั้นคือสินค้าซื้อมาขายที่ต้องอยู่ในหมวด 9 ทั้งชุด ในทางกลับกัน สินค้าที่ส่งออกไปให้ผู้อื่นทำบางขั้นตอนแล้วกลับเข้ามาแปรรูปต่อหรือติดฉลากที่สถานที่ผลิต เป็นการจ้างผลิตภายนอกที่อยู่ในข้อ 3.5.4 ไม่ใช่หมวด 9 เส้นแบ่งอยู่ที่ว่าสินค้ากลับเข้ามาให้ท่านทำอะไรต่อหรือไม่
เรื่องที่สอง เลือกใส่สินค้าบางรายการในขอบข่ายแล้วกันรายการที่ยุ่งยากออก มาตรฐานระบุชัดว่าเมื่อสถานที่ผลิตประสงค์จะรับการตรวจตามหมวด 9 ผลิตภัณฑ์อาหารและวัตถุดิบอาหารที่ซื้อมาขายทุกรายการต้องอยู่ในขอบข่าย การเลือกใส่เฉพาะสินค้าที่เอกสารพร้อมจึงเป็นสิ่งที่ทำไม่ได้ ทางเลือกที่มีจริงมีเพียงสองทาง คือใส่ทั้งหมด หรือกันสินค้ากลุ่มนี้ออกทั้งหมด ซึ่งกรณีหลังจะถูกบันทึกเป็นการกันออกจากขอบข่ายในรายงานการตรวจ และลูกค้าที่อ่านรายงานจะเห็นข้อความนั้น
เรื่องที่สาม อนุมัติผู้ค้าคนกลางแต่ไม่รู้ว่าใครเป็นผู้ผลิตรายสุดท้าย ข้อ 9.2.1 และ 9.2.2 พูดถึงการอนุมัติผู้ผลิตหรือผู้บรรจุ ไม่ใช่เฉพาะผู้ที่ท่านออกใบสั่งซื้อให้ แฟ้มที่มีเพียงหนังสือรับรองบริษัทของผู้ค้าคนกลาง โดยไม่มีข้อมูลว่าโรงงานใดผลิตสินค้ารุ่นนั้น จึงไม่ตอบข้อกำหนด และยังทำให้ข้อ 9.6.1 ที่ต้องระบุผู้ผลิตรายสุดท้ายให้ได้ ทำไม่ได้ตามไปด้วย
ดาวน์โหลดใบตรวจหลักฐานของตอนนี้
เรารวมหลักฐานที่ต้องเตรียมของทุกข้อย่อยในตอนนี้ไว้เป็นใบตรวจหลักฐานหนึ่งฉบับ ฉบับเดียวกันนี้ครอบคลุมข้อกำหนดของตอนที่ 34 และตอนที่ 35 ทั้งหมด พร้อมช่องระบุว่าหลักฐานอยู่ที่ใด ใครรับผิดชอบ และสถานะความพร้อม ไม่ต้องสมัครสมาชิก ไม่ต้องกรอกอีเมล ดาวน์โหลดได้ทันที
ไฟล์ Word · ครอบคลุม 18 ข้อย่อย · ระบุรหัสสีของแต่ละข้อไว้ให้แล้ว · แก้ไขได้ · ภาษาไทย
ดาวน์โหลดใบตรวจหลักฐาน → ตอนที่ 34 ของซีรีส์ อ่านข้อกำหนด BRCGS Food Issue 9 ทีละข้อใบตรวจหลักฐานนี้เป็นเครื่องมือเตรียมความพร้อมของโรงงาน ไม่ใช่เอกสารของ BRCGS ไม่ใช่เช็กลิสต์การตรวจของหน่วยรับรอง และไม่ใช่การรับประกันผลการตรวจ รายการหลักฐานเรียบเรียงจากประสบการณ์ที่ปรึกษาของเรา หลักฐานที่ผู้ตรวจขอดูจริงขึ้นกับลักษณะโรงงานและดุลยพินิจของผู้ตรวจ ให้อ่านถ้อยคำของข้อกำหนดจากมาตรฐานฉบับที่โรงงานถืออยู่ · ห้ามนำไปจำหน่ายต่อ
ซีรีส์นี้เขียนเพื่อให้ทีมของท่านอ่านข้อกำหนดเองได้ และเปิดให้ดาวน์โหลดใบตรวจหลักฐานฟรีทุกตอน หากต้องการให้มีคนเดินไล่กับระบบจริงของโรงงาน เรารับงานตั้งแต่ประเมินช่องว่างจนถึงเตรียมรับการตรวจ
- ที่ปรึกษาวางระบบ BRCGS Food Safety Issue 9ประเมินช่องว่าง วางแผนโครงการ และลงหน้างาน
- ตรวจติดตามภายใน BRCGS Foodให้ผู้ตรวจจากภายนอกไล่ระบบก่อนหน่วยรับรองมา
- อบรมข้อกำหนด BRCGS Food Issue 9ไล่ทั้งฉบับ ให้ทีมอ่านมาตรฐานเป็น
- สารบัญซีรีส์ทั้ง 35 ตอนดูรายการทุกตอน และดาวน์โหลดใบตรวจหลักฐานรวมเล่มเดียว
- โครงของข้อกำหนดทั้ง 9 หมวด 72 หัวข้อดูภาพรวมก่อนว่าโรงงานต้องทำหัวข้อใดบ้าง
บทความนี้เรียบเรียงขึ้นเพื่ออธิบายสาระของข้อกำหนดด้วยถ้อยคำของเราเอง ไม่ใช่สำเนา คำแปล หรือคำตีความอย่างเป็นทางการของ BRCGS และไม่ใช่การรับประกันผลการตรวจ ตัวมาตรฐาน Food Safety Issue 9 และเอกสารแนวทางตีความมีลิขสิทธิ์ ต้องซื้อหรือขอรับจาก BRCGS ถ้อยคำและเลขข้อที่แน่นอนให้ยึดตามฉบับจริงที่โรงงานถืออยู่ · อ้างอิง: BRCGS — Food Safety
บทความนี้เขียนขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เขียนเอง เพื่ออธิบายแนวคิดและโครงสร้างของข้อกำหนด ไม่ใช่คำแปลหรือสำเนาของมาตรฐาน การนำไปใช้จริงต้องอ้างอิงมาตรฐานฉบับจริงและกฎหมายที่บังคับใช้เป็นหลัก