ก่อนตัดสินใจ
ทำ ISO 14001 เองหรือจ้างที่ปรึกษา

เรียบเรียงโดย SP Solution Center ด้วยถ้อยคำของเราเอง จากการอ่านข้อกำหนดและภาคผนวกของมาตรฐาน — ไม่ใช่เอกสารของ ISO ไม่ใช่สำเนาหรือคำแปลของมาตรฐาน ถ้อยคำของข้อกำหนดให้อ่านจากเล่มจริงที่องค์กรถืออยู่

มาตรฐานไม่ได้กำหนดว่าต้องใช้ที่ปรึกษา และไม่มีข้อกำหนดใดที่ทำเองไม่ได้
คำถามจริงจึงไม่ใช่ว่าทำเองได้หรือไม่ แต่คือ ทำเองแล้วจะใช้เวลาเท่าไร และเวลาที่เสียไปคุ้มกับค่าที่ปรึกษาที่ประหยัดได้หรือไม่
บทความนี้ให้เกณฑ์ที่ตัดสินได้จริง แทนคำตอบกลาง ๆ ว่าแล้วแต่ความพร้อม

1. เจ็ดเกณฑ์ที่ใช้ตัดสินได้

เกณฑ์ที่หนักที่สุดคือเรื่องเวลา ไม่ใช่เรื่องความรู้ — ความรู้ซื้อได้ด้วยการอบรมสองหลักสูตร ซึ่งถูกกว่าการจ้างวางระบบทั้งชุดมาก แต่เวลาของคนซื้อไม่ได้ถ้าไม่มีการปรับภาระงาน โรงงานที่ล้มเหลวกับการทำเองเกือบทั้งหมดที่เราเห็น ไม่ได้ล้มเพราะไม่เข้าใจข้อกำหนด แต่ล้มเพราะคนที่รับผิดชอบมีงานประจำเต็มมืออยู่แล้ว แล้วงานระบบกลายเป็นงานที่ทำเมื่อว่าง ซึ่งไม่เคยว่าง

2. สิ่งที่ต้องทำเองเสมอ แม้จ้างที่ปรึกษา

• หน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงตามข้อ 5 ทั้งการรับผิดชอบต่อประสิทธิผลของระบบ การกำหนดนโยบาย การทำให้ข้อกำหนดของระบบถูกรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจ และการจัดสรรทรัพยากร เป็นสิ่งที่มอบหมายให้ที่ปรึกษาทำแทนไม่ได้
• ความรู้เรื่องกระบวนการของตนเอง ที่ปรึกษาไม่มีทางรู้ว่าเครื่องจักรตัวไหนรั่วเป็นประจำ หรือช่วงล้างระบบใช้น้ำจริงเท่าไร ข้อมูลนี้ต้องมาจากคนหน้างาน
• การเฝ้าระวังและเก็บบันทึกประจำวัน เป็นงานที่เกิดขึ้นทุกวันตลอดอายุระบบ ที่ปรึกษาอยู่ด้วยเฉพาะช่วงวางระบบ
• การตรวจติดตามภายใน ควรทำโดยคนในองค์กรเพื่อให้ระบบเรียนรู้ได้เอง และเพราะเป็นความสามารถที่ต้องมีต่อเนื่องหลังที่ปรึกษาถอนตัว
• การตอบคำถามผู้ตรวจในวันตรวจ ผู้ตรวจถามคนที่ทำงานจริง ไม่ได้ถามที่ปรึกษา

3. ถ้าจะจ้าง ควรจ้างแค่ไหน

ขอบเขตงานที่ปรึกษาไม่ได้มีแบบเดียว การเลือกขอบเขตให้ตรงกับสิ่งที่ขาดจริงช่วยประหยัดได้มากกว่าการต่อรองราคา

ขอบเขตที่คุ้มที่สุดสำหรับโรงงานที่มีคนพร้อม — คือประเมินช่องว่างบวกกับอบรมสองหลักสูตร แล้วให้ที่ปรึกษาร่วมทำเฉพาะทะเบียนลักษณะปัญหา เพราะเป็นงานที่กินเวลาที่สุดและเป็นงานที่ตัดสินคุณภาพของทั้งระบบ ส่วนงานเขียนเอกสารที่เหลือ ทีมภายในทำได้เร็วกว่าที่คิดเมื่อมีตัวอย่างและโครงที่ถูกต้องแล้ว

4. สัญญาณอันตรายเวลาเลือกที่ปรึกษา

• เสนอเอกสารสำเร็จรูปให้เติมชื่อโรงงาน ทะเบียนลักษณะปัญหาที่ไม่ได้มาจากการเดินสำรวจโรงงานจริงจะไม่ตรงกับหน้างาน และเป็นข้อบกพร่องที่ผู้ตรวจพบบ่อยที่สุด
• รับรองว่าจะผ่านการตรวจแน่นอน ผลการตรวจเป็นดุลยพินิจของผู้ตรวจและผู้ให้การรับรอง ไม่มีใครรับประกันแทนได้
• เสนอเป็นผู้ตรวจติดตามภายในให้ด้วยหลังจากเป็นผู้จัดทำเอกสาร ขัดกับหลักความเที่ยงธรรมตามข้อ 9.2
• ไม่ถามถึงกระบวนการผลิตก่อนเสนอราคา เพราะขอบเขตงานที่แท้จริงประเมินไม่ได้จนกว่าจะรู้ว่าโรงงานมีกระบวนการอะไรบ้าง
• ไม่มีแผนส่งมอบงานให้ทีมภายใน ระบบที่ทีมภายในดูแลต่อไม่ได้จะพังในรอบตรวจติดตามครั้งแรก

5. หลักฐานที่บอกได้ว่าระบบเป็นของโรงงานจริง

6. ทางสายกลางที่ใช้ได้จริงที่สุด

จากโครงการที่เราทำกับโรงงานอาหารและโรงงานบรรจุภัณฑ์ รูปแบบที่ได้ผลดีที่สุดไม่ใช่การจ้างทั้งหมดและไม่ใช่การทำเองทั้งหมด แต่คือให้ที่ปรึกษาวางโครงและทำงานที่ยากที่สุดร่วมกับทีมภายใน แล้วให้ทีมภายในเป็นคนลงมือทำจริง

เหตุผลคือระบบนี้ต้องอยู่ต่อไปอีกหลายปีหลังที่ปรึกษาถอนตัว ถ้าทีมภายในไม่เคยลงมือทำเอง จะไม่มีใครรู้ว่าทะเบียนแต่ละบรรทัดมาจากไหน และเมื่อโรงงานเปลี่ยนเครื่องจักรหรือเปลี่ยนวัสดุ ก็จะไม่มีใครกล้าแก้ทะเบียน ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของข้อบกพร่องที่พบบ่อยที่สุดในการตรวจ

ข้อเสนอแนะในบทความนี้เป็นแนวทางจากประสบการณ์วางระบบให้โรงงานอาหารและบรรจุภัณฑ์ ไม่ใช่ข้อกำหนดของมาตรฐาน มาตรฐานไม่ได้ระบุว่าต้องใช้หรือห้ามใช้ที่ปรึกษา และไม่มีผู้ใดรับประกันผลการตรวจได้ เกณฑ์การตัดสินเป็นดุลยพินิจของผู้ตรวจและผู้ให้การรับรองแต่ละราย

บทความนี้สรุปสาระและการเปลี่ยนแปลงด้วยถ้อยคำของเราเอง ไม่ใช่สำเนา คำแปล หรือเอกสารอย่างเป็นทางการของ ISO และไม่ใช่การรับประกันผลการตรวจ รายการหลักฐานที่แนะนำเป็นแนวทางจากประสบการณ์วางระบบให้โรงงานอาหารและบรรจุภัณฑ์ ไม่ใช่รายการที่มาตรฐานกำหนดไว้ องค์กรควรกำหนดหลักฐานให้เหมาะกับกระบวนการของตนเองและอ่านถ้อยคำของข้อกำหนดจากเล่มจริง กำหนดเวลาการเปลี่ยนผ่านและเงื่อนไขการตรวจให้ยืนยันกับผู้ให้การรับรองของท่าน

บทความนี้เขียนขึ้นด้วยถ้อยคำของผู้เขียนเอง เพื่ออธิบายแนวคิดและโครงสร้างของข้อกำหนด ไม่ใช่คำแปลหรือสำเนาของมาตรฐาน การนำไปใช้จริงต้องอ้างอิงมาตรฐานฉบับจริงและกฎหมายที่บังคับใช้เป็นหลัก